Consents

Introduction à Consentements

La gestion des consentements offre le moyen d'acquérir, de mettre à jour et d'utiliser des informations de consentement. Par exemple, il est possible d'utiliser Privacy Now® en tant que référentiel central d'informations sur tous les consentements. Les informations sur les consentements peuvent être créées et mises à jour manuellement ou en interfaçant Privacy Now® avec un système externe. Voir le paragraphe Configuration des consentements pour plus d'informations.

Flux de travail

Un nouvel consentement peut être créé à l'aide de la fonctionnalité Ajouter Nouveau et en choisissant "Nouvel Consentement". Alternativement, un nouveau consentement peut être automatiquement acquis ou mis à jour par un système externe.

Un flux de travail permet de déplacer les consentements dans plusieurs états, comme le montre l'image suivante.

Fichier:Consents Workflow ENG v1.0.JPG

Consents workflow and statuses.

Le tableau suivant explique la signification de chaque état:

État	Description
Default	Un état temporaire quand le consentement est initialement créé avant le premier sauvetage.
Valide	Un consentement dans cet état est valide et ses informations peuvent être utilisées en conséquence.
Mauvaise adresse email	Cet état est défini (manuellement ou automatiquement par un système externe) quand …………… à confirmer
Expiré	Dans cet état, un consentement a expiré et doit donc être supprimé.
À supprimer	Dans cet état, le consentement sera supprimé (l'état est utilisé pour identifier les consentement par la procédure de retrait automatique).

Information

Les enregistrements desConsentements sont organisés en trois sections:

• Identification, où les données d'identification du consentement sont enregistrées,
• Rôles, contenant les rôles clés pour gérer le consentement;
• Détails du Consentement, avec les détails du consentement;

It's possible to select only one consent type and one consent subject for each consent record. When the consent type is selected/updated the following fields could be automatically updated too (check details in table below).

Field	Description
Consent Expires	At record insert/update: the value of this field will be set to "Yes" if selected consent type Duration (days) is > 0, otherwise "No".
Consent Last Update	At record insert/update: The value of this field will be set to current date and time.
First Consent Warning	This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in First Warning (days).
Second Consent Warning	This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Second Warning (days).
Final Consent Warning	This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Third Warning (days).
Retention Deadline	This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Retention Period (days).

Informations détaillées sur la signification et l'utilisation de chaque champ peuvent être trouvées en pointant la souris sur le (i) à côté de chaque champ. Cela activera une info-bulle avec une brève description du champ.

Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans les formulaires secondaires de l'enregistrement: pièces jointes, éléments connexes, messages et historique. Voir Comment Faire pour plus d'informations.

Privilèges

les consentements peuvent être créés automatiquement par des systèmes externes autorisés ou par les utilisateurs auxquels le privilège correspondant est accordé (voir Utilisateurs et Groupes pour plus d'informations sur la définition de ce privilège).

Le cycle de vie du consentement est géré par les rôles décrits dans le tableau ci-dessous. Les groupes sont pré-assignés aux rôles selon les paramètres (voir Paramètres pour plus d'informations sur comment définir ces paramètres par default). Les assignations initiales peuvent être modifiées en fonction des privilèges choisis parmi les groupes (voir encore Paramètres pour plus d'informations sur comment activer les groupes).

Rôle	Description
Groupe des Délégués à la Protection des Données	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont touts les privilèges. Ils peuvent: passer les enregistrements vers n'importe quel état compatible, mettre à jour les champs si possible, mettre à jour les sources de données directement dans la gestion des enregistrements
Groupe des Responsables du Traitement	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges.
Groupe des Sous-traitants	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. Ils peuvent: passer les enregistrements vers n'importe quel état compatible, mettre à jour les champs si possible.
Équipe d'Auditeurs	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges.

Cependant, certaines étapes peuvent être effectuées automatiquement(voir le paragraphe concerné à avertissement et alertes).

Avertissement et alertes

Quatre niveaux d’alerte sont prévus. Comment les définir.... Comment configurer les messages connexes...

Rapports

La liste de consentements peut être filtrée et exportée au format Excel à partir de la vue Consentements.

Configuration des sources de consentement

À Confirmer Processus Structure de l'e-mail entrant Critères de correspondance

Suppression des consentements

Suppression en bloc des enregistrements du consentement

À confirmer