Consents

Introduction à Consentements

La gestion des consentements offre le moyen d'acquérir, de mettre à jour et d'utiliser des informations de consentement. Par exemple, il est possible d'utiliser Privacy Now® en tant que référentiel central d'informations sur tous les consentements. Les informations sur les consentements peuvent être créées et mises à jour manuellement ou en interfaçant Privacy Now® avec un système externe. Voir le paragraphe Configuration des consentements pour plus d'informations.

Flux de travail

Un nouvel consentement peut être créé à l'aide de la fonctionnalité Ajouter Nouveau et en choisissant "Nouvel Consentement". Alternativement, un nouveau consentement peut être automatiquement acquis ou mis à jour par un système externe.

Un flux de travail permet de déplacer les consentements dans plusieurs états, comme le montre l'image suivante.

Fichier:Consents Workflow ENG v1.0.JPG

Consents workflow and statuses.

Le tableau suivant explique la signification de chaque état:

État	Description
Default	Un état temporaire quand le consentement est initialement créé avant le premier sauvetage.
Valide	Un consentement dans cet état est valide et ses informations peuvent être utilisées en conséquence.
Mauvaise adresse email	Cet état est défini (manuellement ou automatiquement par un système externe) quand …………… à confirmer
Expiré	Dans cet état, un consentement a expiré et doit donc être supprimé.
À supprimer	Dans cet état, le consentement sera supprimé (l'état est utilisé pour identifier les consentement par la procédure de retrait automatique).

Information

Les enregistrements desConsentements sont organisés en trois sections:

• Identification, où les données d'identification du consentement sont enregistrées,
• Rôles, contenant les rôles clés pour gérer le consentement;
• Détails du Consentement, avec les détails du consentement;

Il est possible de sélectionner un seul type de consentement et un seul sujet de consentement pour chaque enregistrement de consentement. Quand le type de consentement est sélectionné/mis à jour les champs suivants peuvent également être mis à jour automatiquement (voir les détails dans le tableau ci-dessous).

Champ	Description
Consentement à l'Expiration	Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur "Yes" si la Durée (jours) du type de consentement est supérieur à 0, sinon il sera défini sur "No".
Dernière Mise à Jour du Consentement	Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de cet chammp sera défini sur la date et l'heure courante.
Premier Avertissement de Consentement	Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l' Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur ce ce champ sera défini sur la date courante + les jours spécifiés dans Premier Avertissement (jours).
Deuxième Avertissement de Consentement	Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est insérè/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante + les jours spécifiés dans Deuxiéme Avertissement (jours).
Avertissement de Consentement Final	Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante+ les jours specifiés dans Troisiéme Avertissement (jours).
Délais de la Rétention	Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est insérè/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante + les jours specifiés dans Période de Rétention (jours).

Informations détaillées sur la signification et l'utilisation de chaque champ peuvent être trouvées en pointant la souris sur le (i) à côté de chaque champ. Cela activera une info-bulle avec une brève description du champ.

Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans les formulaires secondaires de l'enregistrement: pièces jointes, éléments connexes, messages et historique. Voir Comment Faire pour plus d'informations.

Privilèges

les consentements peuvent être créés automatiquement par des systèmes externes autorisés ou par les utilisateurs auxquels le privilège correspondant est accordé (voir Utilisateurs et Groupes pour plus d'informations sur la définition de ce privilège).

Le cycle de vie du consentement est géré par les rôles décrits dans le tableau ci-dessous. Les groupes sont pré-assignés aux rôles selon les paramètres (voir Paramètres pour plus d'informations sur comment définir ces paramètres par default). Les assignations initiales peuvent être modifiées en fonction des privilèges choisis parmi les groupes (voir encore Paramètres pour plus d'informations sur comment activer les groupes).

Rôle	Description
Groupe des Délégués à la Protection des Données	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont touts les privilèges. Ils peuvent: passer les enregistrements vers n'importe quel état compatible, mettre à jour les champs si possible, mettre à jour les sources de données directement dans la gestion des enregistrements
Groupe des Responsables du Traitement	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges.
Groupe des Sous-traitants	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. Ils peuvent: passer les enregistrements vers n'importe quel état compatible, mettre à jour les champs si possible.
Équipe d'Auditeurs	Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges.

Cependant, certaines étapes peuvent être effectuées automatiquement(voir le paragraphe concerné à avertissement et alertes).

Avertissement et alertes

Chaque consentement sera défini comme un consentement à l'expiration ou non selon la Durèe (jours) du type de consentement sélectionné:

• Duée (jours) = 0: dans ce cas le consentement courant n'expirera jamais et aucun avertissement sera envoyé.
• Durée (jours) > 0: dans ce cas le consentement expirera et il sera possible de configurer quatre niveaux d'avertissement.

Champ	Description
Code	La valeur de ce champ doit être un nombre entier et unique. C'est le code d'execution utilisé par Privacy Now® pour obtenir automatiquement le consentement d'un système externe.
Type de Consentement	La valeur de ce champ doit être un nombre unique. C'est le nom du type de consentement (ex: "Newsletter").
Description	Description du type de consentement.
Durée (jours)	La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. Il est utilisé par Privacy Now® mainly principalement pour définir l'enregistrement du consentement comme un consentement à l'expiration ou non.
Premier Avertissement (jours)	La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. Il sera utilisé pour évaluer le seuil du premier avertissement dans le cas où le consentement actuel est en expiration.
Deuxième Avertissement (jours)	La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. Il sera utilisé pour évaluer le seuil du deuxième avertissement dans le cas où le consentement actuel est en expiration.
Troisième Avertissement (jours)	La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. Il sera utilisé pour évaluer le seuil du troisième avertissement dans le cas où le consentement actuel est en expiration.
Période de Rétention (days)	La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. Il sera utilisé pour évaluer le seuil du dernier avertissement dans le cas où le consentement actuel est en expiration.
URL du Site Web	La valeur de ce champ sera l'URL du site front-end qui permet à la personne concernée de gérer son consentement (le renouveler ou le révoquer). Il sera utilisé dans les e-mail d'avertissement envoyées par Privacy Now® à la personne concernée dans le cas où l'option ci-dessous Envoyer Avertissement à la Personne Concernée est selectionné.
Envoyer Avertissement à la Personne Concernée	Cet champ doit être sélectionné si l'enregistrement pour le type de consentement doit créer envois d'avertissements à la personne concernée aussi, sinon l'avertissement sera envoyé seulement aux destinataires réglés dans Réglage\Réglage du Logiciel (voir le paragraph dedié à Destinataires des Avertissements des Consentements).

Rapports

La liste de consentements peut être filtrée et exportée au format Excel à partir de la vue Consentements.

Configuration des sources de consentement

À Confirmer Processus Structure de l'e-mail entrant Critères de correspondance

Suppression des consentements

Suppression en bloc des enregistrements du consentement

À confirmer