How to
Cette section du guide Privacy-Now® explique comment utiliser les principales fonctionnalités de l'outil.
Sommaire
Tableaux de bord
Les Tableaux de bord sont présentés automatiquement quand vous vous connectez au système pour la première fois. Les tableaux de bord suivants sont disponibles:
- Vue d'Ensemble
- Demandes d'Accès
- Actions
- Audits
- Consentements
- Violation de Données
- Problèmes / Non-Conformités
- Analyses d'Impact relatives à la vie Privée
- Activités de Traitement
- Risques
En dehors du tableau de bord Vue d'Ensemble, qui présente des informations de plusieurs processus, chaque tableau de bord est dédié à un processus de gestion.
Les Tableaux de bord sont composés de widgets (voir la figure ci-dessous).
Les widgets sont généralement configurés pour être interactifs. En cliquant sur une partie du widget avec le bouton gauche de la souris, un menu contextuel apparaît qui présente les options suivantes:
- Ouvrir la liste des tickets, permettant d'ouvrir une liste des enregistrements correspondant au résultat cliqué dans le widget;
- Lotissement, permettant le drill-down dans la dimension indiquée;
- Retour, permettant de retourner à la dimension supérieure à partir de laquelle le drill-down a été effectué.
En fonction du paquet souscrit, les tableaux de bord peuvent être créés ou configurés directement par les utilisateurs. Cependant, le guide pour les personnaliser n'est pas inclus dans cette wiki. En outre, les Tableaux de bord sont continuellement améliorées et les suggestions des clients sont les bienvenues.
Enfin, rappelez-vous que la souscription d'essai a un accès limité aux tableaux de bord.
Menus et Vues
Les éléments de menu sont accessibles à partir de la barre des menus gauche et peuvent lancer des fonctionnalités ou vues.
En Vue les enregistrements peuvent être triés avec des en-têtes de colonne et paginés avec des commandes de pagination.
Il est également possible de filtrer les données. Appuyez sur l'icône de la loupe pour activer les champs de filtrage de la grille. Ils travaillent logiquement dans AND et filtrent les enregistrements dans vue. La commande OK active les critères entrés et la commande RÉINITIALISER les supprime.
IMPRIMER imprime les fiches sélectionnées (en utilisant la colonne des cases à cocher). Une nouvelle fenêtre du navigateur est ouverte pour chaque carte. IMPRIMER LISTE imprime la liste des enregistrements sélectionnés. EXPORTER VERS EXCEL exporte les données sélectionnées au format Excel.
News
News est une fonctionnalité de service utilisée par le personnel de Privacy Now® pour publier des informations sur le service. Les informations typiques peuvent être des annonces de nouvelles fonctionnalités ou des informations sur les fenêtres de maintenance ou les problèmes de service. Les nouvelles font défiler les titres dans la boîte d’actualités placée après le menu d’application de gauche. Il suffit de cliquer sur une nouvelle page pour accéder à son contenu détaillé.
Gestion des Enregistrements
Créer
La création de nouveaux enregistrements, y compris des utilisateurs, s'effectue en accédant à l'élément de menu Ajouter Nouveau .
Il suffit de cliquer sur l'élément que vous souhaitez créer pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez saisir la description associée ou d'appuyer simplement sur Créer pour générer un nouvel enregistrement. Appuyez sur Fermé pour quitter sans créer.
Mise à jour
La mise à jour d'un enregistrement peut être effectuée immédiatement après sa création ou ultérieurement lors de son enregistrement.. Voir la section Recherche pour plus d’informations sur la recherche d’enregistrements existants.
Quand vous vous concentrez sur un enregistrement, les barres de commandes permettent de le sauvegarder et d'ajouter des tâches supplémentaires à l'enregistrement:
- Enregistrer - enregistre simplement l'enregistrement;
- Enregistrer & Quitter - enregistre l'enregistrement et quitte le formulaire de mise à jour;
- Enregistrer & Next - cette commande effectue d'abord une sauvegarde, puis active immédiatement le déplacement de l'enregistrement vers la prochaine étape souhaitée du flux de travail;
- Annuler - quitte l'enregistrement sans enregistrer (les mises à jour non sauvegardées seront perdues);
- Reload - reloads l'enregistrement (les mises à jour non sauvegardées seront perdues);
- Imprimer - imprime l'enregistrement;
- Actions Rapides: activent un menu contextuel montrant quelques raccourcis pour les commandes activant des fonctionnalités.
Lors de la sauvegarde, n'oubliez pas de mettre à jour tous les champs obligatoires marqués d'un astérisque rouge dans le formulaire. Si un contenu obligatoire est manquant, le système vous avertira en affichant un message textuel avant le formulaire de mise à jour où les champs manquants sont signalés. L' utilisateur aura alors la possibilité de mettre à jour et de sauvegarder à nouveau.
Enregistrer & Suivant cette commande ouvre un formulaire de dialogue pour choisir la transition de flux de travail à effectuer (et donc l'état de la cible).
Dans le formulaire de dialogue, l' utilisateur doit sélectionner la transition à effectuer et la commande à exécuter:
- Annuler - pour quitter le formulaire sans exécuter de transition;
- Appliquer - pour exécuter la transition sélectionnée sans enregistrer l'enregistrement dans l'état de destination (si un rechargement des données d'enregistrement est effectué avant l'enregistrement, l'état reste inchangé);
- Appliquer & Enregistrer - pour exécuter la transition sélectionnée et enregistrer l’enregistrement dans l'état de destination (si un rechargement des données d’enregistrement est effectué, l'état sera celui qui est visé).
Notez que la commande Appliquer & Enregistrer ne sera pas activée si des champs obligatoires sont manquants pour enregistrer l'enregistrement dans l'état cible. Dans ce cas, utilisez la commande Appliquer , renseignez les valeurs manquantes, puis sauvegardez l'enregistrement. Dans la boîte de dialogue Enregistrer & Suivant en cliquant sur le tick box Commentaire Transition il est possible d'entrer un commentaire pour la transition (par exemple la raison de l'exécuter) qui sera visible dans l’historique de l’enregistrement.
Si l' utilisateur est perdu et ne sait pas comment procéder (quels sont les prochains états de flux de travail possibles), la commande Explorer le Flux de Travail vous aidera en ouvrant la fenêtre de flux de travail de l’explorateur (voir la figure ci-dessus).
Dans cette fenêtre, le flux de travail est présenté graphiquement. Chaque rectangle représente un état de flux de travail et des flèches permettent de connecter les transitions possibles. L'état actuel est jaune, les précedents gris, les cibles rouges (si l' utilisateur n'a pas les privilèges sur une transition nécessaire pour déplacer l'enregistrement dans l'état cible) ou verts (si l'utilisateur a les privilèges d’exécuter une transition en déplaçant l’enregistrement vers l'état cible). Le formulaire est interactif:
- l' utilisateur peut voir des détails sur les rôles et les ressources activés pour effectuer une transition en cliquant sur l'étiquette détails sur la même transition;
- l' utilisateur peut rappeler la boîte de dialogue Enregistrer & Suivant en double-cliquant avec le bouton gauche de la souris sur un état vert (cela ouvrira la boîte de dialogue avec une transition présélectionnée).
Dans l'enregistrement, l' utilisateur peut passer à la forme de contenu différente en utilisant le sélecteur de forme (voir la figure ci-dessus). Selon le type d'enregistrement et les privilèges de l' utilisateur, les formes visibles sont les suivantes:
- Général - contenant les informations principales des enregistrements;
- Pièces jointes - permettant d'afficher ou de gérer les pièces jointes;
- Eléments connexes - permettant de visualiser et de gérer les enregistrements associés (par exemple risques liés à activités de traitement);
- Messages - permettant de visualiser et de gérer les messages (mails) qui resteront liés à l'enregistrement;
- Historique - montrant l'historique des modifications effectuées pour l'enregistrement.
Supprimer
Les Processus de gestion sont conçus avec des états de fin de vie pour les enregistrements (par exemple annulation ou achèvement). Par conséquent, l'annulation physique des enregistrements ne devrait pas être nécessaire. Cependant, s'il existe une raison de supprimer physiquement un enregistrement, cela est possible pour les utilisateurs dotés de privilèges administratifs à partir de la gestion des paramètres. Allez dans Paramètres pour plus d’informations sur la suppression d’enregistrements spécifiques.
Rapports
Les rapports disponibles sont accessibles depuis le menu de gauche de l'application ou via les boutons de commande dans les enregistrements.
La principale source de rapport est la fonctionnalité d'exportation vers Excel présente dans toutes les vues de données (voir Vue).
En plus, les tableaux de bord sont disponibles (voir Tableaux de bord).
Recherche
Deux mécanismes principaux soutiennent la recherche d’enregistrements et d’informations.
- outil de recherche;
- vues et filtrage de grille.
Outil de Recherche
L'outil de recherche est positionné dans le coin supérieur droit de l'application et il est présenté dans l'image ci-dessous.
Avant de commencer la recherche, il est nécessaire de définir le contexte de recherche parmi l’une des valeurs possibles: "Texte" ou "Ticket". Par default, "Ticket" est défini si aucune valeur n'est entrée.
Le contexte de recherche Ticket suppose que "l' utilisateur tente d'accéder directement à un enregistrement, en connaissant son identifiant (code). Par conséquent, entrez simplement l'id et appuyez sur enter ou sur l'icône de la loupe. Si l'enregistrement correspondant existe et l' utilisateur a les privilèges pour le consulter, le système ouvrira directement le formulaire d'enregistrement.
Le contexte de recherche "Text" suppose que l' utilisateur recherche une chaîne de texte. Par conséquent, entrez simplement le texte et appuyez sur Entrée ou sur l'icône de la loupe. Le système présentera la liste des enregistrements contenant le texte et l' utilisateur pourra accéder à tout en cliquant sur la liste.
Vue et filtrage de grille
En accédant et en filtrant les vues, il est possible de rechercher et d’accéder aux enregistrements. Voir Vue pour plus d'informations.
