Consents
Sommaire
Introduction à Consentements
La gestion des consentements offre le moyen d'acquérir, de mettre à jour et d'utiliser des informations de consentement. Par exemple, il est possible d'utiliser Privacy Now® en tant que référentiel central d'informations sur tous les consentements. Les informations sur les consentements peuvent être créées et mises à jour manuellement ou en interfaçant Privacy Now® avec un système externe. Voir le paragraphe Configuration des consentements pour plus d'informations.
Flux de travail
Un nouvel consentement peut être créé à l'aide de la fonctionnalité Ajouter Nouveau et en choisissant "Nouvel Consentement". Alternativement, un nouveau consentement peut être automatiquement acquis ou mis à jour par un système externe.
Un flux de travail permet de déplacer les consentements dans plusieurs états, comme le montre l'image suivante.
Le tableau suivant explique la signification de chaque état:
| État | Description |
|---|---|
| Default | Un état temporaire quand le consentement est initialement créé avant le premier sauvetage. |
| Valide | Un consentement dans cet état est valide et ses informations peuvent être utilisées en conséquence. |
| Mauvaise adresse email | Cet état est défini (manuellement ou automatiquement par un système externe) quand …………… à confirmer |
| Expiré | Dans cet état, un consentement a expiré et doit donc être supprimé. |
| À supprimer | Dans cet état, le consentement sera supprimé (l'état est utilisé pour identifier les consentement par la procédure de retrait automatique). |
Information
Les enregistrements desConsentements sont organisés en trois sections:
- Identification, où les données d'identification du consentement sont enregistrées,
- Rôles, contenant les rôles clés pour gérer le consentement;
- Détails du Consentement, avec les détails du consentement;
It's possible to select only one consent type and one consent subject for each consent record. When the consent type is selected/updated the following fields could be automatically updated too (check details in table below).
| Field | Description |
|---|---|
| Consent Expires | At record insert/update: the value of this field will be set to "Yes" if selected consent type Duration (days) is > 0, otherwise "No". |
| Consent Last Update | At record insert/update: The value of this field will be set to current date and time. |
| First Consent Warning | This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in First Warning (days). |
| Second Consent Warning | This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Second Warning (days). |
| Final Consent Warning | This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Third Warning (days). |
| Retention Deadline | This field is updated only if Consent Expires is set to "yes", otherwise not. At record insert/update: The value of this field will be set to current date + days specified in Retention Period (days). |
Informations détaillées sur la signification et l'utilisation de chaque champ peuvent être trouvées en pointant la souris sur le (i) à côté de chaque champ. Cela activera une info-bulle avec une brève description du champ.
Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans les formulaires secondaires de l'enregistrement: pièces jointes, éléments connexes, messages et historique. Voir Comment Faire pour plus d'informations.
Privilèges
les consentements peuvent être créés automatiquement par des systèmes externes autorisés ou par les utilisateurs auxquels le privilège correspondant est accordé (voir Utilisateurs et Groupes pour plus d'informations sur la définition de ce privilège).
Le cycle de vie du consentement est géré par les rôles décrits dans le tableau ci-dessous. Les groupes sont pré-assignés aux rôles selon les paramètres (voir Paramètres pour plus d'informations sur comment définir ces paramètres par default). Les assignations initiales peuvent être modifiées en fonction des privilèges choisis parmi les groupes (voir encore Paramètres pour plus d'informations sur comment activer les groupes).
| Rôle | Description |
|---|---|
| Groupe des Délégués à la Protection des Données | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont touts les privilèges. Ils peuvent:
|
| Groupe des Responsables du Traitement | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. |
| Groupe des Sous-traitants | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. Ils peuvent:
|
| Équipe d'Auditeurs | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. |
Cependant, certaines étapes peuvent être effectuées automatiquement(voir le paragraphe concerné à avertissement et alertes).
Avertissement et alertes
Quatre niveaux d’alerte sont prévus. Comment les définir.... Comment configurer les messages connexes...
Rapports
La liste de consentements peut être filtrée et exportée au format Excel à partir de la vue Consentements.
Configuration des sources de consentement
À Confirmer Processus Structure de l'e-mail entrant Critères de correspondance
Suppression des consentements
Suppression d'un seul enregistrement de consentement
Suppression en bloc des enregistrements du consentement
À confirmer
