Consents
Sommaire
Introduction à Consentements
La gestion des consentements offre le moyen d'acquérir, de mettre à jour et d'utiliser des informations de consentement. Par exemple, il est possible d'utiliser Privacy Now® en tant que référentiel central d'informations sur tous les consentements. Les informations sur les consentements peuvent être créées et mises à jour manuellement ou en interfaçant Privacy Now® avec un système externe. Voir le paragraphe Configuration des consentements pour plus d'informations.
Flux de travail
Un nouvel consentement peut être créé à l'aide de la fonctionnalité Ajouter Nouveau et en choisissant "Nouvel Consentement". Alternativement, un nouveau consentement peut être automatiquement acquis ou mis à jour par un système externe.
Un flux de travail permet de déplacer les consentements dans plusieurs états, comme le montre l'image suivante.
Le tableau suivant explique la signification de chaque état:
| État | Description |
|---|---|
| Default | Un état temporaire quand le consentement est initialement créé avant le premier sauvetage. |
| Valide | Un consentement dans cet état est valide et ses informations peuvent être utilisées en conséquence. |
| Mauvaise adresse email | Cet état est défini (manuellement ou automatiquement par un système externe) quand …………… à confirmer |
| Expiré | Dans cet état, un consentement a expiré et doit donc être supprimé. |
| À supprimer | Dans cet état, le consentement sera supprimé (l'état est utilisé pour identifier les consentement par la procédure de retrait automatique). |
Information
Les enregistrements desConsentements sont organisés en trois sections:
- Identification, où les données d'identification du consentement sont enregistrées,
- Rôles, contenant les rôles clés pour gérer le consentement;
- Détails du Consentement, avec les détails du consentement;
Il est possible de sélectionner un seul type de consentement et un seul sujet de consentement pour chaque enregistrement de consentement. Quand le type de consentement est sélectionné/mis à jour les champs suivants peuvent également être mis à jour automatiquement (voir les détails dans le tableau ci-dessous).
| Champ | Description |
|---|---|
| Consentement à l'Expiration | Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur "Yes" si la Durée (jours) du type de consentement est supérieur à 0, sinon il sera défini sur "No". |
| Dernière Mise à Jour du Consentement | Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de cet chammp sera défini sur la date et l'heure courante. |
| Premier Avertissement de Consentement | Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l' Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur ce ce champ sera défini sur la date courante + les jours spécifiés dans Premier Avertissement (jours). |
| Deuxième Avertissement de Consentement | Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est insérè/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante + les jours spécifiés dans Deuxiéme Avertissement (jours). |
| Avertissement de Consentement Final | Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est inséré/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante+ les jours specifiés dans Troisiéme Avertissement (jours). |
| Délais de la Rétention | Ce champ est mis à jour seulement quand Consentement à l'Expiration est défini sur "yes". Quand un enregistrement est insérè/mis à jour: la valeur de ce champ sera défini sur la date courante + les jours specifiés dans Période de Rétention (jours). |
Informations détaillées sur la signification et l'utilisation de chaque champ peuvent être trouvées en pointant la souris sur le (i) à côté de chaque champ. Cela activera une info-bulle avec une brève description du champ.
Des informations supplémentaires peuvent être trouvées dans les formulaires secondaires de l'enregistrement: pièces jointes, éléments connexes, messages et historique. Voir Comment Faire pour plus d'informations.
Privilèges
les consentements peuvent être créés automatiquement par des systèmes externes autorisés ou par les utilisateurs auxquels le privilège correspondant est accordé (voir Utilisateurs et Groupes pour plus d'informations sur la définition de ce privilège).
Le cycle de vie du consentement est géré par les rôles décrits dans le tableau ci-dessous. Les groupes sont pré-assignés aux rôles selon les paramètres (voir Paramètres pour plus d'informations sur comment définir ces paramètres par default). Les assignations initiales peuvent être modifiées en fonction des privilèges choisis parmi les groupes (voir encore Paramètres pour plus d'informations sur comment activer les groupes).
| Rôle | Description |
|---|---|
| Groupe des Délégués à la Protection des Données | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont touts les privilèges. Ils peuvent:
|
| Groupe des Responsables du Traitement | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. |
| Groupe des Sous-traitants | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. Ils peuvent:
|
| Équipe d'Auditeurs | Les membres du groupe assignés à ce rôle ont vu (lu) les privilèges. |
Cependant, certaines étapes peuvent être effectuées automatiquement(voir le paragraphe concerné à avertissement et alertes).
Avertissement et alertes
Chaque consentement sera défini comme un consentement à l'expiration ou non selon la Durèe (jours) du type de consentement sélectionné:
- Duée (jours) = 0: dans ce cas le consentement courant n'expirera jamais et aucun avertissement sera envoyé.
- Durée (jours) > 0: dans ce cas le consentement expirera et il sera possible de configurer quatre niveaux d'avertissement.
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | La valeur de ce champ doit être un nombre entier et unique. It is the matching code used by Privacy Now® to automatically acquire consent from external system. |
| Consent Type | La valeur de ce champ doit être un nombre unique. It is the name of consent type (i.e.: "Newsletter"). |
| Description | Description of consent type. |
| Duration (days) | La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. It is used by Privacy Now® mainly to set current consent record as expiring consent or not. |
| First Warning (days) | La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. It will be used to evaluate the first warning threshold in case current consent is an expiring one. |
| Second Warning (days) | La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. It will be used to evaluate the second warning threshold in case current consent is an expiring one. |
| Third Warning (days) | La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. It will be used to evaluate the third warning threshold in case current consent is an expiring one. |
| Retention Period (days) | La valeur de ce champ doit être un nombre entier >= 0. It will be used to evaluate the last warning threshold in case current consent is an expiring one. |
| Web Site URL | The value of this field will be the URL of front-end web site area to allow the data subject management of their consent (renew or revoke). It will be used in warning email sent by Privacy Now® to data subject in case the below option Send Warning to Data Subject is selected. |
| Send Warning to Data Subject | This field shall be set to "true" if consent record for selected consent type shall cause warning sending to data subject too, otherwise the warning will be sent only to receivers set into Settings\Application Settings (see the paragraph dedicated to Consents Warnings Recipients ). |
Rapports
La liste de consentements peut être filtrée et exportée au format Excel à partir de la vue Consentements.
Configuration des sources de consentement
À Confirmer Processus Structure de l'e-mail entrant Critères de correspondance
Suppression des consentements
Suppression d'un seul enregistrement de consentement
Suppression en bloc des enregistrements du consentement
À confirmer
