Problemi / Non conformità

Introduzione a Problemi / Non Conformità

Questo workflow fornisce gli strumenti per gestire il ciclo di vita dei problemi / non conformità. Un problema o una non conformità sono categorizzazioni diverse di registri ma sono gestite nello stesso modo dallo stesso workflow.

Workflow

Si può creare un nuovo problemi/non conformità utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuovo Problema o Non conformità".

Un workflow permette di spostare i problemi/non conformità in diversi stati, come mostrato nel seguente schema.

File:Issues non Conformities Workflow ENG v1.0.JPG

Workflow e stato di problemi/non conformità.

La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:

Stato	Descrizione
Default	Uno stato temporaneo quando il problema/non conformità viene inizialmente creato, prima del suo salvataggio.
Bozza	Un problema/non conformità in questo stato è una bozza e non è azionato.
Aperto	Un problema/non conformità in questo stato è stato confermato ed è azionato.
Cancellato	Problema/non conformità cancellato. È uno stato di fine vita.
Completato	In questo stato, tutte le attività relativa ai problemi/non conformità sono state completate e saranno chiuse dopo la conferma di rimedio.
Chiuso	In questo stato, tutte le attività relative ai problemi/non conformità sono state completate e confermate. È uno stato di fine vita e quindi non sono permesse altre transizioni di stato.

Informazioni

I registri dei Problemi/non conformità sono organizzati in tre sezioni:

• Identificazione, in cui vengono registrati i dati di identificazione dei problemi/non conformità;
• Proprietà & Organizzazione, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per i problemi/non conformità;
• Dettagli dei Problemi/Non Conformità, con i dettagli sui problemi/non conformità.

Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il cursore sulla (i) di fianco a ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.

Puoi trovare informazioni aggiuntive nei form secondari del registro: allegati, elementi relativi, messaggi e storia. Vedi Modalità per maggiori informazioni.

Privileges

Issue / non conformity can be created by the users to whom the corresponding privilege is granted (see Users & Groups for more information on how to set this privilege).

The lifecycle of the issue / non conformity is managed by the roles described in the table below. Groups are pre assigned to the roles according to the settings (see Settings for more information on how to set these defaults). Initial assignments can be modified according to privileges choosing among the enabled groups (see once again Settings for more information on how to enable groups).

Role	Description
DPO Group	Members of the group assigned to this role have full privileges. They can: transition records to any compatible status, update fields when possible, update data sources directly in record management.
Data Controller Group	Members of the group assigned to this role have view (read) privileges.
Data Processor Group	Members of the group assigned to this role have view (read) privileges.
Working Team	Members of this group have several privileges. They can manage the entire lifecycle, being enabled to: transition records to any compatible status, update fields when possible.
Audit Team	Members of the group assigned to this role have view (read) privileges.
Issue / NCOwner	This role can be assigned to a single user among members of the groups previously described. The Owner has several privileges: transition to any compatible status, update fields when possible.

Reports

The list of issues / non conformities can be filtered and exported to excel format from the view Issues / Non Conformities.

Related processes

Issues / non conformities can be related to actions, audits , data breaches, Privacy Impact Assessment and Risks.