Richieste di Accesso

Introduzione alle Richieste di Accesso

Le Richieste di accesso forniscono agli interessati lo strumento per esercitare il loro diritto di accedere alle informazioni sul trattamento dei loro dati personali (per es. secondo la sezione 2, articolo 13 del Regolamento GDPR).

Il processo permette di registrare le richieste di accesso e di supportare la loro esecuzione.

Workflow

Si può creare una nuova richiesta di accesso utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuova richiesta di Accesso".

Il workflow permette di spostare le richieste di accesso in diversi stati, come mostrato nel seguente schema.

File:Access Requests Workflow ENG v1.0.JPG

Workflow e stato delle Richieste di Accesso.

La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:

Stato	Descrizione
Default	Uno stato temporaneo quando la richiesta di accesso viene inizialmente creata, prima del suo salvataggio.
Aperta	Una richiesta di accesso in questo stato è una bozza e non è stata attivata.
Richiesta	Una richiesta di accesso in questo stato è stata confermata ed è in attesa dell'attivazione.
In carico	In questo stato, la richiesta di accesso è stata presa in carico ed è in corso di attivazione.
Cancellata	Richiesta di accesso cancellata. È uno stato di fine vita.
Completa	In questo stato, tutte le attività relative alla richiesta di accesso sono state completate e saranno chiuse dopo la conferma.
Sospesa	Le attività riguardanti la richiesta di accesso sono temporaneamente sospese e quindi non sono permesse altre transizioni di stato.
Chiusa	In questo stato, tutte le attività relative alla richiesta di accesso sono state completate e confermate. È uno stato di fine vita, quindi non sono permesse altre transizioni di stato.

Informazioni

I registri delle Richieste di accesso sono organizzati in cinque sezioni:

• Identificazione, in cui vengono registrati i dati di identificazione della richiesta di accesso;
• Proprietà & Organizzazione, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per la richiesta di accesso;
• Dettagli della Richiesta di Accesso, con i dettagli sulla richiesta di accesso;
• Dettagli dell'interessato, con i dettagli dell'interessato che emette la richiesta di accesso;
• Rappresentante dell'interessato, che contiene i dettagli del rappresentante dell'interessato, quando presente.

Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il cursore sulla (i) di fianco a ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.

Puoi trovare informazioni aggiuntive nei form secondari del registro: allegati, elementi relativi, messaggi e storia. Vedi Modalità per maggiori informazioni.

Autorizzazioni

La Richiesta di accesso può essere creata dagli utenti ai quali è garantita l'autorizzazione corrispondente (vedi Utenti & Gruppi per maggiori informazioni su come impostare questa autorizzazione).

Il ciclo di vita di una richiesta di accesso viene gestita dai ruoli descritti nella tabella qui sotto. I gruppi sono pre-assegnati ai ruoli a seconda delle impostazioni (vedi Impostazioni per maggiori informazioni su come impostare questi default). Le impostazioni iniziali si possono modificare a seconda delle autorizzazioni scegliendo tra i gruppi abilitati (vedi ancora Impostazioni per maggiori informazioni su come abilitare i gruppi).

Ruolo	Descrizione
Gruppo DPO	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo sono in possesso di tutte le autorizzazioni. Possono: cambiare i registri in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile, aggiornare le sorgenti dati direttamente nella gestione dei registri.
Gruppo Interessato	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Gruppo Responsabile del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Team di Lavoro	I membri di questo gruppo hanno molte autorizzazioni. Possono gestire un intero ciclo di vita, con il permesso di: cambiare i registri in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile.
Team Audit	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Proprietario	Questo ruolo può essere assegnato a un singolo utente tra i membri dei gruppi sopra descritti. Il Proprietario ha molte autorizzazioni: cambiare i registri in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile.

Avvisi e segnalazioni

TBC

Report

La lista delle richieste di accesso può essere filtrata ed esportata in formato excel dalla view Richieste di accesso.

Processi connessi

Le Richieste di Accesso possono essere connesse con le attività di trattamento.