Impostazioni

Introduzione

Questa parte della guida riguarda le impostazioni fondamentali necessarie per lavorare con Privacy Now®:

• Master data
• Impostazioni dell'applicazione

Master data

Le tabelle dei master data contengono i dati fonte dei campi che utilizzano opzioni a scelta singola o multipla.

Le tabelle dei master data sono precaricate con valori iniziali, quando viene inizialmente creato l'ambiente. Questi valori possono poi essere cambiati dagli utenticon il campo Admin impostato su "Sì".

L'editing dei master data può essere effettuato dal menù di sinistra Impostazioni/Tabelle Dati o gestendo gli elementi utilizzando i campi basati sui master data (in entrambi i casi se l' utente è in possesso dell'autorizzazione richiesta).

La tabella seguente elenca le tabelle dei master data e fornisce una breve descrizione del loro contenuto.

Menù di accesso	Descrizione
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipologie di Richieste di Accesso	Le tipologie di richieste di accesso, per es. "Cancellazione dei Dati Personali".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Canali di Comunicazione	I canali di comunicazione utilizzati per acquisire le richieste di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Metodi di Notifica dei Risultati	I canali di comunicazione usati per comunicare i risultati di una richiesta di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipi Data Subject	Il tipo di soggetto che effettua una richiesta di accesso, per es. "dipendente".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Relazione con il richiedente	Il tipo di relazione tra il richiedente accesso e il rappresentante del Data Subject, qualora ci sia, per es.: "relazione familiare".
Impostazioni/Tabelle Dati/Azioni/Tipologie di Azioni	La tipologia di azione, per esempio "correttiva".
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Categorie di Consenso	La categoria del consenso, per esempio il consenso a inviare una newsletter. Questa tabella è spesso da aggiornare.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Fonti del Consenso	La fonte in cui il consenso viene dato o negato, per esempio "contratto".
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Soggetti del Consenso	Il soggetto che dà il consenso, in genere una persona.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Mail Consensi Accettate	L'indirizzo email del destinatario a cui viene inviato il consenso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Problemi / Non Conformità/Tipologie di Problemi	La tipologia di problema, per es. un "problema" o una "non conformità". Questi valori difficilmente sono modificabili.
Impostazioni/Tabelle Dati/Valutazioni di Impatto sulla Privacy/Periodo di Riferimento della Valutazione di Impatto	Il periodo di tempo a cui la valutazione di impatto sulla privacy si riferisce, per esempio "Q4 2018".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Applicazioni di Accesso	Le applicazioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "browser web".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Connessioni di Accesso	Le connessioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "internet".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Strumenti di Accesso	Gli strumenti che possono essere usati quando si accede ai dati personali, per esempio "personal computer".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Categorie di Dati Personali Impattate	Le categorie di soggetti i cui dati personali sono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "master data dei dipendenti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Ubicazione dei Dati	Le ubicazioni i dati personali vengono immagazzinati durante il loro trattamento, per esempio "New York data centre".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Finalità di Trattamento Dati	Le finalità dei trattamenti dei dati, per esempio "attività di marketing".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Banche Dati	Il tipo di banca dati in cui i dati personali vengono conservati durante le attività di trattamento, per esempio uno specifico server di database SQL.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Soggetti	Le tipologie di soggetti dei dati i cui dati personali vengono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "clienti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Tipologie di Dati	Le tipologie di dati, per es. dati di identificazione o dati giudiziari, che sono processati durante le attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Misure Extra UE	I tipi di misure in atto per mitigare i rischi delle attività di trattamento extra UE, per es. un "codice di condotta".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Fondamenti Giuridici per il Trattamento	I fondamenti giuridic che autorizzano il trattamento dei dati personali, per es. gli "obblighi giuridici".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Attività di Trattamento	Il tipo di attività di trattamento effettuato durante il trattamento dei dati personali, per es. raccolta, adattamento, ecc.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Accordi di Fornitura	Il tipo di contratto con i fornitori degli strumenti di deposito dati, delle applicazioni di accesso, dei dispositivi di accesso, della connettività, per esempio un contratto "software as a service".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Periodi di Conservazione	I possibili periodi di conservazione dei dati personali che vengono processati, per esempio 10 anni.
Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Fornitori	I fornitori degli strumenti di deposito dati, applicazioni di accesso, dispositivi di accesso o connettività.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Entità Titolari / Incaricate	I dettagli delle entità responsabili coinvolte nelle attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Entità Titolari / Incaricate	I dettagli delle entità titolari coinvolte nelle attività di trattamento.

Impostazioni applicazione

Questa sezione riguarda le preferenze e le impostazioni che possono essere definite a livello di applicazione per Privacy-Now®. Queste impostazioni sono accessibili da Impostazioni/Impostazioni di Applicazione.

Application settings are accessible only by users with administration privileges (see below how to set them). The first user created when Privacy-Now® environment is created is set with administration privileges.

Settings/Application Settings link open the SettingTicket.

Settings are organized in five sections:

• Consents Settings
• Group Settings
• License Details
• Tools
• Purchase History

Consents Settings

These settings refer to consents management process. See the consents guide for more information on the process.

The table below report the settings fields available and a short description of their meaning:

Field	Description
Consents Matching Mails	Consents can be acquired from emails. With this field it is possible to define the recipients of the emails which will be checked to process the consents. Emails in the inbox with other recipients will be ignored.
Consents Warnings Recipients	This field contains the emails addresses notified when consents warnings are triggered.
Consents Subjects Matching criteria	This field allow to define the criteria to match an incoming consent sent by mail with the existing consents in Privacy-Now®. After trying to match if the consent subject is found the existing consent record is updated. If the consent subject is not found, a new consent record is created. This field may have one of the following two values: "Mail" (consent subject is matched using the email address), "Username" (consent subject is matched using the user name identifier, for example the login used by the consent subject to access a website).

Group Settings

Privacy-Now® has several profiles for user privileges. The profiles determines what users can do while executing processes (e.g. access requests, consents, etc.). Users can be assigned to groups and groups can be finally assigned to profiles in each record (e.g. access request, consent etc.).

The fields DPO Profile, DP Profile, DC Profile, Audit Team Profile and Working Team Profile allow to define which "groups" the user will be able to see and select in each process.

The fields DPO Default, DP Default, DC Default, Audit Team Default and Working Team Default allow to define the default "groups" which will be set everytime a new record is created.

The above fields, shall be defined for each process/workflow, e.g. access requests, actions, audits management, etc.

In order to update the fields for a process, perform the following steps:

• Choose the process by setting the Process field
• Load the set values for all the field by using the LOAD command
• Set the values for the fields
• Save the settings by using the SAVE command at the bottom of the form.

Repeat the above steps for all the processes you need to configure.

License Details

This section allows to view the details of the license active for the current Privacy-Now® environment.

Field	Description
License Package	This field shows the type of subscription active.
Licensed User	This field shows the number of activated users (those in status "Active").
Licensed Access Requests	Monthly number of access requests that it is possible to open. This numbers is depending on the type of subscription.
Licensed Consents	Monthly number of consents that it is possible to open. This numbers is depending on the type of subscription.
Check License	This commands launches a system check that refreshes the values of Active Users, Monthly Access Requests and Monthly Consents fields.
Active Users	Number of "users" currently activated (in status "active").
Monthly Access Requests	Number of access requests opened in the current month.
Monthly Consents	Number of consents opened in the current month.
Initial Activation Date	The date when the Privacy-Now® service was initially activated.
Expected End Date	The date when the Privacy-Now® service will terminate. Access wont' be possible after this date. The environment and all data will be fully erased 30 days after this date.

Tools

In this sections, special functionalities are grouped.

Record deletion

From records management (e.g. access requests, consents) physical deletion is not possible. In other words, records can always be moved to one or more end of life status(es) where no changes are possible. however, normal users cannot physically delete records. This can be done instead by users with administrative privileges with this tool.

To delete a record, simply enter the record code to be deleted in Record Code to Delete and launch the Delete Record command.

IMPORTANT WARNING: IT WILL NOT BE POPSSIBLE TO RESTORE THE RECORD CONTENT AFTER DELETION.

Purchase History

In this section, the history of the purchase transaction is reported for control aims. Every transaction is added after the last before.