Utenti & Gruppi

Gestione Utenti

Si possono creare nuovi utenti utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando Nuovo Utente nel menù self service. Gli utenti esistenti possono essere aggiornati selezionando il menù Gestione Utenti & Gruppi / Gestione Utenti e scegliendo l'elemento da gestire dalla lista. L'accesso alla creazione e alla gestione degli utentiè limitato agli utenti con ruoli amministrativi (vedi poi).

Gli utenti devono essere attivati (nello stato "Attivo") per essere operativi. In altri stati, gli utenti non sono attivi (non possono accedere a Privacy-Now®) e non sono considerati utenti abilitati (con licenza).

Le informazioni sugli utentisono organizzate in cinque sezioni:

• Tracking
• Dati Identificativi
• Dettagli
• Abilitato sui Processi
• Gestione Password

La tabella seguente elenca i campi e una loro breve descrizione:

Sezione	Campo	Descrizione
Tracking	Numero Ticket	Dato identificativo unico dell' utente, creato automaticamente dal sistema.
Tracking	Progetto/Servizio	Dato identificativo dell'ambiente, che corrisponde al responsabile organizzativo dell'abbonamento Privacy-Now® ed è gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Tipo Ticket	Dato identificativo del tipo di elemento, gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Stato Ticket Op.	Stato dell' utente. Gli stati possibili sono "Inattivo" (quando viene creato) o Attivo.
Dettagli	Nome	Nome dell' utente.
Dettagli	Cognome	Cognome dell' utente
Dettagli	Username	Nome utente utilizzato per accedere a Privacy-Now®.
Dettagli	Email	Email dell' utente.
Dettagli	Admin	Questo campo può avere due valori, "Sì" o "No". Se impostato su "Sì", l' utente ha diritti amministrativi e può svolgere delle task speciali, come l'amministrazione degli utenti e dei gruppi ma può anche gestire le impostazioni.
Dettagli	Lingua	La lingua di interfaccia dell'applicazione impostata per l' utente. Le lingue supportate sono al momento "inglese", "francese" e "italiano". Lo "spagnolo" sarà disponibile in seguito.
Dettagli	Fuso orario	Il fuso orario dell' utente, che vedrà l'orario di conseguenza.
Abilitato sui Processi	Creatore Richiesta di Accesso	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare una nuova richiesta di accesso.
Process Settings	Action Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new actions.
Process Settings	Audit Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new audits.
Process Settingss	Consent Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new consents.
Process Settings	Data Breach Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new data breaches.
Process Settings	Issue Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new issues / non conformities.
Process Settings	Privacy Impact Assessment Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new privacy impact assessments.
Process Settings	Processing Activity Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new processing activities.
Process Settings	Risk Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new risks.
Process Settingss	Knowledge Creator	If set to "Yes", it enables the user to create new knowledge items.
Password Management	New Password, Old Password, Confirm New Password	These fields work together, enter a new password in New Password, enter the previous password in Old Password</u, confirm the new password in <u>Confirm New Password and press CHANGE PASSWORD to change the user password.

Note that when the environment is initially created, a user with administrative role is created and activated using subscription information. The access credentials of this user are sent by mail.

For more information on how to manage the user record, visit records management.

Groups Management

Users & Groups Management / Add Group Management menu item list the available groups and allows to manage groups (create, modify, delete). Only users with administrative privileges have the rights to perform group management.

When a Privacy-Now® environment is created, a set of default groups are generated. They are:

Group	Description
<organization> - AUD	Designed to include the auditors users.
<organization> - DC	Designed to include the data controller]] users.
<organization> - DP	Designed to include the data processor users.
<organization> - DPO	Designed to include the data protection officers users

In the table above, <organization> is to be replaced with the name of the organization used for Privacy-Now® subscription.

Note that groups are only collections of users and that actual privileges are defined in process records (e.g. access requests) by assigning a group to one of the available profiles (see process guides).

The pre configured groups cannot be deleted but they can be renamed and modified in terms of belonging members.

If Privacy process defined at Company level required the implementation of others roles, the Administrator can define all the other necessary Groups,to make the standard process complaint the company one using the Add Group function

Add group

Users & Groups Management / Add Group menu item enables to create a new group.

The table below reports the fields belonging to a group and a short description of them:

Section	Field	Description
General	Name	The name of the group.
General	Description	A description for the group (e.g. its purpose).
General	Default	Non editable, automatically managed by Privacy-Now®.
General	Status	Non editable, automatically managed by Privacy-Now®.
Members	Code	The user identifier of the member, not editable and automatically managed by Privacy-Now®.
Members	Full Name	Surname and Name of the member, not editable here because assigned in user management.
Members	User Login	Login identifier of the member, not editable here because assigned in user management.
Members	Group Manager	Used to identify and mark if the member of the group is the manager of the group. Actually, the manager will have the same privileges has the members.
Members	Type	Field not used.
Members	Status	Status of the member, not editable here because modified in user management.
Members	VIP Type	Field not used.

In the General form, use SAVE or SAVE&EXIT to update the group. Use DELETE to delete a group.

In the Members form see the figure below for the available commands.

File:Groups management ENG v1.0.JPG

Groups management controls and commands.

Modify group

Use Users & Groups Management / Groups Management menu item to see the list of available groups and click on the one to update. Modify using the features and commands described above in Add group.