Utenti & Gruppi

Gestione Utenti

Si possono creare nuovi utenti utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando Nuovo Utente nel menù self service. Gli utenti esistenti possono essere aggiornati selezionando il menù Gestione Utenti & Gruppi / Gestione Utenti e scegliendo l'elemento da gestire dalla lista. L'accesso alla creazione e alla gestione degli utentiè limitato agli utenti con ruoli amministrativi (vedi poi).

Gli utenti devono essere attivati (nello stato "Attivo") per essere operativi. In altri stati, gli utenti non sono attivi (non possono accedere a Privacy-Now®) e non sono considerati utenti abilitati (con licenza).

Le informazioni sugli utentisono organizzate in cinque sezioni:

• Tracking
• Dati Identificativi
• Dettagli
• Abilitazione sui Processi
• Gestione Password

La tabella seguente elenca i campi e una loro breve descrizione:

Sezione	Campo	Descrizione
Tracking	Numero Ticket	Dato identificativo unico dell' utente, creato automaticamente dal sistema.
Tracking	Progetto/Servizio	Dato identificativo dell'ambiente, che corrisponde al responsabile organizzativo dell'abbonamento Privacy-Now® ed è gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Tipo Ticket	Dato identificativo del tipo di elemento, gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Stato Ticket Op.	Stato dell' utente. Gli stati possibili sono "Inattivo" (quando viene creato) o Attivo.
Dettagli	Nome	Nome dell' utente.
Dettagli	Cognome	Cognome dell' utente
Dettagli	Username	Nome utente utilizzato per accedere a Privacy-Now®.
Dettagli	Email	Email dell' utente.
Dettagli	Admin	Questo campo può avere due valori, "Sì" o "No". Se impostato su "Sì", l' utente ha diritti amministrativi e può svolgere delle task speciali, come l'amministrazione degli utenti e dei gruppi ma può anche gestire le impostazioni.
Dettagli	Lingua	La lingua di interfaccia dell'applicazione impostata per l' utente. Le lingue supportate sono al momento "inglese", "francese" e "italiano". Lo "spagnolo" sarà disponibile in seguito.
Dettagli	Fuso orario	Il fuso orario dell' utente, che vedrà l'orario di conseguenza.
Abilitato sui Processi	Creatore Richiesta di Accesso	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare una nuova richiesta di accesso.
Abilitazione sui Processi	Creatore Azione	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove azioni.
Abilitazione sui Processi	Creatore Audit	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi audit.
Abilitazione sui Processis	Creatore Consenso	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi consensi.
Abilitazione sui Processi	Creatore Violazione dei Dati	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove violazione dei dati.
Abilitazione sui Processi	Creazione Valutazione dell'Impatto sulla Privacy	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove valutazioni di impatto sulla privacy.
Abilitazione sui Processi	Creatore Problemi e Non Conformità	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi problemi / non conformità.
Abilitazione sui Processi	Creatore Rischio	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi rischi.
Abilitazione sui Processi	Creatore Attività di Trattamento	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove attività di trattamento.
Abilitazione sui Processi	Creatore Knowledge Item	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi knowledge item.
Gestione Password	Nuova Password, Password Precedente, Conferma Nuova Password	Questi campi lavorano insieme. Inserisci una nuova password in Nuova Password, inserisci la password precedente in Password Precedente, conferma la nuova password in Conferma Nuova Password e premi CAMBIO PASSWORD per modificare la password dell' utente.

Nota che quando l'ambiente viene creato, viene creato e attivato un utente con diritti amministrativi utilizzando le informazioni nell'iscrizione. Le credenziali di accesso di questo utente vengono inviate via email.

Per maggiori informazioni su come gestire i registri dell' utente, visita records management.

Gestione Gruppi

L'elemento del menù Gestione Utenti & Gruppi / Aggiungi Gruppo elenca i gruppi disponibili e permette di gestire i gruppi (creare, modificare, eliminare). Solo gli utenti con diritti amministrativi hanno il diritto hanno l'autorizzazione per gestire i gruppi.

Quando viene creato un ambiente Privacy-Now®, si genera un set di default di gruppi. Sono:

Gruppo	Descrizione
<organization> - AUD	Designed to include the auditors users.
<organization> - DC	Designed to include the data controller users.
<organization> - DP	Designed to include the data processor users.
<organization> - DPO	Designed to include the data protection officers users

In the table above, <organization> is to be replaced with the name of the organization used for Privacy-Now® subscription.

Note that groups are only collections of users and that actual privileges are defined in process records (e.g. access requests) by assigning a group to one of the available profiles (see process guides).

The pre configured groups cannot be deleted but they can be renamed and modified in terms of belonging members.

If Privacy process defined at Company level required the implementation of others roles, the Administrator can define all the other necessary Groups,to make the standard process complaint the company one using the Add Group function

Add group

Users & Groups Management / Add Group menu item enables to create a new group.

The table below reports the fields belonging to a group and a short description of them:

Section	Field	Description
General	Name	The name of the group.
General	Description	A description for the group (e.g. its purpose).
General	Default	Non editable, automatically managed by Privacy-Now®.
General	Status	Non editable, automatically managed by Privacy-Now®.
Members	Code	The user identifier of the member, not editable and automatically managed by Privacy-Now®.
Members	Full Name	Surname and Name of the member, not editable here because assigned in user management.
Members	User Login	Login identifier of the member, not editable here because assigned in user management.
Members	Group Manager	Used to identify and mark if the member of the group is the manager of the group. Actually, the manager will have the same privileges has the members.
Members	Type	Field not used.
Members	Status	Status of the member, not editable here because modified in user management.
Members	VIP Type	Field not used.

In the General form, use SAVE or SAVE&EXIT to update the group. Use DELETE to delete a group.

In the Members form see the figure below for the available commands.

File:Groups management ENG v1.0.JPG

Groups management controls and commands.

Modify group

Use Users & Groups Management / Groups Management menu item to see the list of available groups and click on the one to update. Modify using the features and commands described above in Add group.