Impostazioni

Introduzione

Questa parte della guida riguarda le impostazioni fondamentali necessarie per lavorare con Privacy Now®:

• Master data
• Impostazioni dell'applicazione

Master data

Le tabelle dei master data contengono i dati fonte dei campi che utilizzano opzioni a scelta singola o multipla.

Le tabelle dei master data sono precaricate con valori iniziali, quando viene inizialmente creato l'ambiente. Questi valori possono poi essere cambiati dagli utenti impostando il campo obbligatorio Admin su "Sì".

L'editing dei master data può essere effettuato dal menù di sinistra Impostazioni/Tabelle Dati o gestendo gli elementi utilizzando i campi basati sui master data (in entrambi i casi se l' utente è in possesso dell'autorizzazione richiesta).

La tabella seguente elenca le tabelle dei master data e fornisce una breve descrizione del loro contenuto.

Menù di accesso	Descrizione
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipologie di Richieste di Accesso	Le tipologie di richieste di accesso, per es. "Cancellazione dei Dati Personali".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Canali di Comunicazione	I canali di comunicazione utilizzati per acquisire le richieste di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Metodi di Notifica dei Risultati	I canali di comunicazione usati per comunicare i risultati di una richiesta di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipi di Interessato	Il tipo di interessato che effettua una richiesta di accesso, per es. "dipendente".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Relazione con il richiedente	Il tipo di relazione tra il richiedente accesso e il rappresentante dell'Interessato, qualora ci sia, per es.: "relazione familiare".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Schedulazione Messaggi di Avviso Richieste di Accesso	Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Azioni/Tipologie di Azioni	La tipologia di azione, per esempio "correttiva".
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Categorie di Consenso	La categoria del consenso, per esempio il consenso a inviare una newsletter. Questa tabella è spesso da aggiornare.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Fonti del Consenso	La fonte del consenso. Può essere il nome di un sito web o il nome di un'azienda
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Soggetti del Consenso	Il soggetto che dà il consenso, in genere una persona.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Mail Consensi Accettate	L'indirizzo email del destinatario a cui viene inviato il consenso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Categorie di Dati Personali Impattate	Le categorie di soggetti i cui dati personali sono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "master data dei dipendenti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Invio Messaggi di Avviso	Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Messaggio di Avviso ai Responsabili	Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso ai Responsabili.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Tipologie di Violazioni Dati	Identifica la tipologia delle Violazioni, per esempio "Violazione della Sicurezza".
Impostazioni/Tabelle Dati/Problemi / Non Conformità/Tipologie di Problemi	La tipologia di problema, per es. un "problema" o una "non conformità". Questi valori difficilmente sono modificabili.
Impostazioni/Tabelle Dati/Valutazioni di Impatto sulla Privacy/Periodo di Riferimento della Valutazione di Impatto	Il periodo di tempo a cui la valutazione di impatto sulla privacy si riferisce, per esempio "Q4 2018".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Applicazioni di Accesso	Le applicazioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "browser web".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Connessioni di Accesso	Le connessioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "internet".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Strumenti di Accesso	Gli strumenti che possono essere usati quando si accede ai dati personali, per esempio "personal computer".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Ubicazione dei Dati	Le ubicazioni i dati personali vengono immagazzinati durante il loro trattamento, per esempio "New York data centre".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Finalità di Trattamento Dati	Le finalità dei trattamenti dei dati, per esempio "attività di marketing".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Banche Dati	Il tipo di banca dati in cui i dati personali vengono conservati durante le attività di trattamento, per esempio uno specifico server di database SQL.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Interessati	Le tipologie di interessati i cui dati personali vengono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "clienti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Tipologie di Dati	Le tipologie di dati, per es. dati di identificazione o dati giudiziari, che sono processati durante le attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Misure Extra UE	I tipi di misure in atto per mitigare i rischi delle attività di trattamento extra UE, per es. un "codice di condotta".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Fondamenti Giuridici per il Trattamento	I fondamenti giuridic che autorizzano il trattamento dei dati personali, per es. gli "obblighi giuridici".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Attività di Trattamento	Il tipo di attività di trattamento effettuato durante il trattamento dei dati personali, per es. raccolta, adattamento, ecc.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Accordi di Fornitura	Il tipo di contratto con i fornitori degli strumenti di deposito dati, delle applicazioni di accesso, dei dispositivi di accesso, della connettività, per esempio un contratto "software as a service".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Periodi di Conservazione	I possibili periodi di conservazione dei dati personali che vengono processati, per esempio 10 anni.
Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Fornitori	I fornitori degli strumenti di deposito dati, applicazioni di accesso, dispositivi di accesso o connettività.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Entità Titolari / Incaricate	I dettagli delle entità titolari coinvolte nelle attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Responsabili dei Titolari / Responsabili	I dettagli dei responsabili dei titolari coinvolti nelle attività di trattamento.

Impostazioni applicazione

Questa sezione riguarda le preferenze e le impostazioni che possono essere definite a livello di applicazione per Privacy-Now®. Queste impostazioni sono accessibili da Impostazioni/Impostazioni Applicazione.

Le impostazioni di applicazione sono accessibili solamente per gli utenti con diritti di amministrazione (vedi sotto come impostarli). Il primo utente nominato quando si crea l'ambiente Privacy-Now® ha i diritti di amministrazione già impostati.

Il link Impostazioni/Impostazioni Applicazione apre il Ticket Impostazioni.

Le impostazioni sono organizzate in sei sezioni:

• Tracking
• Parametri Consensi
• Impostazioni Gruppi
• Impostazioni Avvisi
• Utility
• Caratteristiche Licenza
• Storico Acquisti

Tracking

Queste impostazioni permettono all' Utente di identificare nome del servizio e l'Id Sottoscrizione che ha utilizzato per iscriversi e lo stato attuale del servizio.

Parametri Consensi

Questi parametri si riferiscono al processo di gestione deiconsensi. Vedi la guida consensi per maggiori informazioni sul processo.

La tabella qui sotto riporta i campi delle impostazioni disponibili e una breve descrizione del loro significato:

Campo	Descrizione
Criterio di Match per gli Interessati	Questo campo permette di definire i criteri per abbinare un consenso in entrata inviato per email con un consenso esistente in Privacy-Now®. Dopo aver provato ad abbinare i consensi, l'elemento esistente viene aggiornato. Se il soggetto del consenso non viene trovato, viene creato un nuovo elemento consenso. Questo campo può avere uno dei seguenti valori: "Mail" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando l'indirizzo email), "Username" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando il dato identificativo username, per esempio il login usato dal soggetto del consenso per accedere al sito).
Match Mail per i Consensi	I consensi possono essere acquisiti dalle email. In questo campo è possibile definire i destinatari delle email che saranno controllati per trattare i consensi. Le email in arrivo con altri destinatari saranno ignorate.

Dettagli della Fonte dei Consensi

Questa sezione permette di configurare la mailbox per importare i consensi nell'ambiente Privacy-Now® attuale.

L'interfaccia dovrebbe essere in grado di raggruppare i consensi e di inviarli a questa mailbox sotto forma di email strutturata (vedere il paragrafo dedicato a Consent Mail Structure and Procedure).

Ogni mail correttamente analizzata genererà uno o più consensi nell'ambiente Privacy-Now® attuale.

AVVISO IMPORTANTE: SI RACCOMANDA FORTEMENTE DI CREARE UNA BACKUP MAILBOX PER ARCHIVIARE TUTTE LE EMAIL (A PARTIRE DALLA MAILBOX PRINCIPALE) IN QUANTO PRIVACY-NOW® LE CANCELLERÀ DURANTE I PROCESSI DI ELABORAZIONE.

Campo	Descrizione
Host	Questo campo è da compilare con l'indirizzo del server della mailbox.
Porta/u>	Questo campo è da compilare con la porta del server della mailbox.
<u>Username	Questo campo è da compilare con il login della mailbox.
Password	Questo campo è da compilare con la password della mailbox.
Email	Questo campo è da compilare con l'email.
Protocollo	Questo campo è da compilare con il protocollo del server della mailbox (disponibili: "POP3", "IMAP", "POP3S", "IMAPS").
Stato	Questo campo contiene i valori: "Attivo", "Inattivo". Quando When it will be saved in "Active": Privacy-Now® will start to download and elaborate all the email.

Impostazioni Gruppi

Privacy-Now® ha diversi profili per le autorizzazioni degli utenti. I profili determinano cosa gli utenti possono fare mentre eseguono i processi (per es. richieste di accesso, consensi, ecc.). Gli utenti possono essere assegnati ai gruppi e i gruppi possono essere infine assegnati ai profili in ogni registro (per es. richiesta di accesso, consenso, ecc.).

I campi Profilo DPO, Profilo DP, Profilo DC, Profilo Team di Auditor e Profilo Team di Lavoro permettono di definire quali gruppi l' utente potrà vedere e selezionare in ogni processo.

I campi DPO Default, DP Default, DC Default, Team di Audit Default e Team di Lavoro Default permettono di definire i gruppi di default che verranno impostati ogni volta che viene creato un nuovo elemento.

I campi di cui sopra vanno definiti per ogni processo/workflow, per es. richieste di accesso, azioni, gestione degli audit, ecc.

Per aggiornare i campi per un processo, dovrai seguire questi passi:

• Scegli il processo impostando il campo Processo GDPR
• Carica i valori impostati di tutto il campo utilizzando il comando CARICA
• Imposta i valori dei campi
• Salva le impostazioni utilizzando il comando SALVA in fondo al form.

Ripeti i passi qui sopra per tutti i processi che devi configurare.

Notification Settings

The table below report the settings fields available and a short description of their meaning:

Field	Description
Consents Warnings Recipients	This field contains the emails addresses notified when consents warnings are triggered.
Data Breach Warnings Recipients	This field contains the emails addresses notified when data breach warnings are triggered.
Authority Warnings Recipients	This field contains the emails addresses notified when data breach warnings for authority are triggered.
Access Warnings Recipients	This field contains the emails addresses notified when access request warnings are triggered.

Utility

In questa sezione, sono raggruppate delle funzionalità specifiche.

Elimina ticket

L'eliminazione fisica non è effettuabile dalla gestione degli elementi (per es. richieste di accesso, consensi). In altre parole, i registri possono essere sempre spostati a uno o più stati finali in cui non sono possibili cambiamenti. Tuttavia, gli utenti normali non possono cancellare fisicamente i registri. Questo può invece essere fatto dagli utenti con diritti di amministrazione per questo strumento.

Per eliminare un registro, inserisci semplicemente il codice del registro in Ticket Code da Eliminare e premere il comando ELIMINA TICKET.

AVVISO IMPORTANTE: NON È POSSIBILE RIPRISTINARE IL CONTENUTO DEI REGISTRI DOPO L'ELIMINAZIONE.

Caratteristiche Licenza

Questa sezione permette di vedere i dettagli della licenza attiva per l'ambiente attuale di Privacy-Now®.

Campo	Descrizione
Tipo Licenza	Questo campo mostra le tipologie di iscrizioni attive.
Licenze Utente	Questo campo mostra il numero di utenti attivati (quelli nello stato "Attivo").
Richieste di Accesso	La quantità mensile di richieste di accesso che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
Licenze Consensi	La quantità mensile di consensi che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
Controlla Licenze	Questo comando fa partire un controllo del sistema che aggiorna i valori dei campi Utenti Attivi, Richieste di Accesso del Mese e Consensi del Mese.
Utenti Attivi	Numero degli utenti attualmente attivati (nello stato "attivo").
Richieste di Accesso del Mese	Numero delle richieste di accesso aperte nel mese corrente.
Consensi del Mese	Numero di consensi aperti nel mese corrente.
Data Iniziale di Attivazione	La data in cui il servizio Privacy-Now® è stato attivato inizialmente.
Data Prevista di Fine Servizio	La data in cui terminerà il servizio Privacy-Now®. Non sarà più possibile accedere al servizio dopo questa data. L'ambiente e tutti i dati saranno cancellati completamente 30 giorni dopo questa data.

Storico Acquisti

In questa sezione viene riportato lo storico degli ordini di acquisto per fini di accertamento. Ogni ordine viene aggiunto dopo quello precedente.