Come Fare

Questa sezione di Privacy-Now® introduce all'utilizzo delle funzioni principali del tool.

Dashboard

Le dashboard vengono presentate automaticamente al primo login nel sistema. Sono disponibili le seguenti dashboard:

• Overview della Privacy
• Richieste di Accesso
• Azioni
• Audit
• Consensi
• Violazioni dei Dati
• Problemi / Non Conformità
• Valutazioni di Impatto sulla Privacy
• Attività di Trattamento
• Rischi

A parte la dashboard Overview, che presenta informazioni sui diversi processi, ogni dashboard è dedicata a processi di gestione della privacy.

Le dashboard sono composte da widget (vedi la figura qui sotto).

File:Dashboard Widget ENG v1.0.JPG

Esempio di widget di una dashboard.

I widget sono generalmente configurati per essere interattivi. Cliccando su una parte del widget con il tasto sinistro del mouse si apre un menù contestuale che presenta diverse opzioni:

- Apri lista ticket, che permette di aprire una lista di elementi che corrisponde al risultato cliccato nel widget;

- Break Down, che permette il drill-down in un'altra dimensione visibile;

- Indietro, che permette di tornare alla dimensione di partenza da cui è stato fatto il drill-down.

A seconda del pacchetto scelto per l'abbonamento, le dashboard possono essere create o configurate direttamente dagli utenti. Tuttavia, la guida per personalizzarle non è inclusa in questa wiki. Inoltre, le dashboard vengono costantemente migliorate e i suggerimenti dei clienti sono ben accetti a questo scopo.

Infine, si ricorda che l'abbonamento alla prova gratuita dà un accesso limitato alle dashboard.

Menù e Viste

Gli elementi del menù sono accessibili dalla barra dei menù a sinistra e rimandano sia alle funzioni sia alle viste.

File:View ENG v1.0.JPG

Esempio di vista.

Nelle viste gli elementi possono essere ordinati per intestazioni delle colonne e impaginati con i comandi di paginazione.

È inoltre possibile filtrare i dati. Cliccando sull'icona di ingrandimento si aprono i filtri di ricerca per i campi. Funzionano in AND in senso logico e filtrano gli elementi nella vista. Il comando VAI attiva i criteri di ricerca inseriti e il comando RESET li rimuove.

STAMPA stampa le card degli elementi selezionati (selezionando gli elementi spuntando le caselle). Per ogni card viene aperta una nuova finestra browser. ELENCO stampa la lista di elementi selezionati. ESPORTA (XLS) esporta i dati selezionati in formato Excel.

News

News è una funzionalità utilizzata dallo staff di Privacy-Now® per pubblicizzare informazioni sul servizio. Un esempio di informazioni possono essere gli annunci di nuove componenti o informazioni sulle finestre di manutenzione o su problemi del servizio. Le news sono titoli in scorrimento nella news box posizionata sotto il menù dell'applicazione a sinistra. Per accedere al contenuto dettagliato è sufficiente cliccare su una news in scorrimento.

Gestione degli elementi

Creazione

La creazione di nuovi elementi, inclusi gli utenti, avviene attraverso l'accesso e la navigazione nella voce del menù Aggiungi Nuovo.

File:Add New Self Service ENG v1.0.JPG

Area self service per aggiungere nuovi elementi.

Per creare l'elemento desiderato, cliccare sull'icona corrispondente; si aprirà una finestra di dialogo in cui inserire la descrizione relativa. Premere Crea per generare il nuovo elemento. Premere Chiuso per uscire senza salvare.

Aggiornamento

Si può aggiornare un elemento sia subito dopo averlo creato sia dopo averlo salvato. Vedi Ricerca per maggiori informazioni su come cercare gli elementi esistenti.

Nella finestra del nuovo elemento, la barra dei comandi permette di salvarlo e di svolgere altre attività:

• Salva - salva l'elemento;
• Salva ed esci - salva l'elemento ed esce dal form;
• Salva e prosegui - salva prima l'elemento e sposta l'elemento allo step seguente del workflow;
• Annulla - esce dall'elemento senza salvare (i dati non salvati andranno persi);
• Reload - ricarica l'elemento (gli aggiornamenti non salvati andranno persi);
• Stampa - stampa l'elemento;
• Azioni veloci - apre un menù contestuale di shortcut per comandi che abilitano funzioni.

File:Update Record v1.0.JPG

Schermata di aggiornamento degli elementi.

Prima di salvare, è necessario aver compilato tutti i campi obbligatori contrassegnati da un asterisco rosso. In caso di un contenuto obbligatorio mancante, il sistema manderà un avviso con un messaggio di testo sopra il form di aggiornamento, in cui vengono indicati gli elementi mancanti. L' utente potrà quindi compilare e salvare di nuovo.

Il comando Salva e prosegui apre una finestra di dialogo in cui selezionare la transizione del workflow da eseguire (e quindi lo stato target).

File:SaveNext v1.0.JPG

Finestra di dialogo Salva e prosegui.

Nella finestra di dialogo, l' utente dovrà selezionare la transizione desiderata e il comando per eseguirla:

• Annulla - per uscire dal form senza salvare alcuna transizione;
• Applica - per eseguire la transizione selezionata senza salvare l'elemento nello stato di destinazione (in caso di ricaricamento dei dati prima del salvataggio, lo stato rimarrà invariato);
• Applica e salva - per eseguire la transizione selezionata nello stato di destinazione (in caso di ricaricamento dei dati, lo stato sarà quello di destinazione).

Si noti che il comando Applica e salva non sarà attivo per salvare l'elemento nello stato di destinazione se non saranno stati compilati tutti i campi obbligatori. In questo caso, utilizzare il comando Applica, compilare i valori mancanti e salvare l'elemento.

Nella finestra di dialogo Salva e prosegui, cliccando sulla casella di spunta Commento Transizioni è possibile inserire un commento sulla transizione (per es. il motivo della sua esecuzione) che sarà visibile nella storia dell'elemento.

Nel caso l' utente non sapesse come procedere (per es. non conosce gli stati successivi del workflow), si potrà aiutare con il comando Esplora Workflow che apre una finestra di esplorazione del workflow (vedi la figura precedente).

In questa finestra, viene presentato graficamente il workflow. Ogni rettangolo rappresenta uno stato del workflow, con delle frecce che collegano le possibili transizioni. Lo stato corrente è in giallo, quelli passati in grigio, quelli di destinazione in rosso (se l' utente non ha diritti su una transizione per spostare l'elemento dello stato di destinazione) o in verde (se l' utente ha i diritti per eseguire la transizione e spostare l'elemento nello stato di destinazione). La finestra è interattiva:

• l' utente può vedere i dettagli su ruoli e risorse abilitati a eseguire una transizione cliccando sulla dicitura details della stessa transizione;
• l' utente può tornare alla finestra di dialogo Salva e prosegui facendo doppio clic con il tasto sinistro del mouse su uno stato in verde (in questo modo si avvierà la la finestra di dialogo con una transizione pre-selezionata.

Nell'elemento, l' utente può spostarsi tra i diversi form da compilare utilizzando il selezionatore di form (vedi la figura sopra). In base al tipo di elemento e alle autorizzazioni dell' utente, i form visibili sono:

• Generale - che contiene le informazioni principali dell'elemento;
• Allegati - che permette di vedere o gestire gli allegati;
• Item correlati - che permette di vedere e gestire gli elementi correlati (per es. i rischi correlati all' attività di trattamento);
• Messaggi - che permette di vedere e gestire messaggi (email) correlati all'elemento
• Storia - che mostra la storia dei cambiamenti avvenuti per l'elemento.

Eliminazione

I processi di gestione della privacy hanno già stati finali per gli elementi (per es. eliminazione o completamento). Perciò, l'eliminazione fisica degli elementi non è necessaria. Tuttavia, se persiste una ragione per eliminare un elemento fisicamente, gli utenti con diritti amministrativi possono farlo dalla gestione delle impostazioni. Andare a Impostazioni per maggiori informazioni su come eliminare elementi specifici.

Report

In report disponibili sono accessibili dal menù dell'applicazione di sinistra o dai comandi all'interno dell'elemento.

Una risorsa importante per il report è la funzione di esportazione in formato excel presente in tutte le viste (si veda Viste).

Inoltre, sono disponibili le dashboard (si veda Dashboard).

Ricerca

Per la ricerca di elementi e informazioni sono disponibili due meccanismi principali.

• Ricerca rapida;
• Filtro di ricerca delle viste.

Ricerca rapida

Lo strumento di ricerca rapida è posizionato nell'applicazione in alto a destra ed è mostrato nella figura qui sotto.

File:Search ENG v1.0.JPG

Strumento di ricerca rapida.

Prima di iniziare la ricerca, è necessario impostare il contesto di ricerca tra i possibili valori: "Testo" o "Ticket". Se viene selezionato nessun valore, la ricerca è impostata di default sui valori "Ticket".

La ricerca per "Ticket" presuppone che l' utente stia provando ad accedere direttamente all'elemento, essendo a conoscenza del suo codice ID. Perciò, sarà sufficiente inserire l'ID e cliccare sull'icona di ricerca. Se l'elemento corrispondente esiste e l' utente ha i diritti per visualizzarlo, il sistema aprirà direttamente il form dell'elemento.

La ricerca per "Testo" presuppone che l' utente stia ricercando una stringa di testo. Perciò, sarà sufficiente inserire il testo e premere invio o l'icona di ricerca. Il sistema aprirà una lista di elementi in cui è presente il testo inserito e l' utente potrà accedere a qualsiasi di questi cliccando sulla lista.

Filtro di ricerca delle viste

Accedendo alle viste e filtrandole, è possibile ricercare e accedere agli elementi. Si veda Viste per maggiori informazioni.