Consensi

Introduzione ai Consensi

La gestione dei consensi fornisce gli strumenti per acquisire, aggiornare e utilizzare le informazioni sui consensi. Per esempio, è possibile utilizzare Privacy Now® come repertorio centrale delle informazioni per tutti i consensi. Le informazioni sui consensi possono essere create e aggiornate manualmente o interfacciando Privacy Now® con un sistema esterno. Vedi il paragrafo Configurazione delle fonti del consenso per maggiori informazioni.

Workflow

Si può creare un nuovo consenso utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuovo Consenso". In alternativa, si può acquisire o aggiornare automaticamente un nuovo consenso da un sistema esterno.

Il workflow permette di spostare i consensi in diversi stati, come mostrato nella figura seguente.

File:Consents Workflow ITA v1.0.JPG

Workflow e stato dei consensi.

La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:

Stato	Descrizione
Default	Uno stato temporaneo in cui il consenso viene inizialmente creato, prima del suo salvataggio.
Valido	Un consenso in questo stato è valido e le sue informazioni possono essere utilizzate di conseguenza.
Email errata	Questo stato è impostato (manualmente o automaticamente da un sistema esterno) quando ……………TBC..
Scaduto	In questo stato un consenso è scaduto e deve quindi essere rimosso.
Da rimuovere	In questo stato, il consenso deve essere rimosso (lo stato è utilizzato per identificare i consensi dalla procedura di rimozione automatica).

Informazioni

I registri dei consensi sono organizzati in tre sezioni:

• Dati Identificativi, dove vengono registrati i dati di identificazione del consenso;
• Ruoli e Attori, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per il consenso;
• Dettagli del Consenso, con i dettagli sul consenso;

È possibile selezionare solo un tipo di consenso e un soggetto del consenso per ogni consenso. Quando il tipo di consenso viene selezionato/aggiornato, anche i seguenti campi possono essere aggiornati automaticamente (vedere i dettagli nella tabella qui sotto).

Campo	Descrizione
Consenso con Scadenza	Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato su "Sì" se la Durata (giorni) del tipo di consenso è maggiore di 0, altrimenti sarà impostato su "No".
Ultimo Aggiornamento del Consenso	Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato su data e ora corrente.
Primo Avviso Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Primo Avviso (giorni).
Secondo Avviso Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Secondo Avviso (giorni).
Avviso Finale Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Terzo Avviso (giorni).
Scadenza Conservazione	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Periodo di Conservazione (giorni).

Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il mouse sulla icona informativa (i) posizionato in fianco ad ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.

Puoi gestire informazioni aggiuntive nei form secondari dell'elemento: allegati, elementi correlati, messaggi e storia. Vedi Come Fare per maggiori informazioni.

Autorizzazioni

Un consenso può essere creato automaticamente da sistemi esterni autorizzati o dagli utenti ai quali è garantita l'autorizzazione corrispondente (vedi Utenti & Gruppi per maggiori informazioni su come impostare questa autorizzazione).

Il ciclo di vita di un consenso è gestito dai ruoli descritti nella tabella qui sotto. I gruppi sono pre-assegnati ai ruoli secondo le impostazioni definite (vedi Impostazioni per maggiori informazioni su come impostare questi valori di default). Le impostazioni iniziali si possono modificare, se si dispone delle autorizzazioni, scegliendo tra i gruppi abilitati (vedi ancora Impostazioni per maggiori informazioni su come abilitare i gruppi).

Ruolo	Descrizione
Gruppo dei Responsabili per la Protezione dei Dati (DPO)	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo sono in possesso di tutte le autorizzazioni per: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile, aggiornare le sorgenti dati direttamente all'interno della gestione dell'elemento (consenso).
Gruppo dei Titolari del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Gruppo dei Responsabili del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno molti diritti, con il permesso di: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile.
Team di Auditor	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).

Tuttavia, alcuni passi possono avvenire automaticamente (vedi il paragrafo dedicato a avvisi e alert).

Avvisi e alert

Ogni consenso sarà impostato o no come consenso in scadenza a seconda della Durata (giorni) del tipo di consenso selezionato:

• Durata (giorni) = 0: in questo caso il consenso corrente non scadrà mai e non verrà inviato nessun avviso.
• Durata (giorni) > 0: in questo caso il consenso corrente scadrà e sarà possibile configurare quattro livelli di avviso.

Campo	Descrizione
Codice	Il valore di questo campo deve essere un numero intero e univoco. È il codice di match usato da Privacy Now® per acquisire automaticamente i consensi da un sistema esterno.
Tipo di Consenso	Il valore di questo campo deve essere univoco. È il nome del tipo di consenso (p.es.: "Newsletter").
Descrizione	Descrizione del tipo di consenso.
Durata (giorni)	Il valore di questo campo deve essere un numero intero uguale o maggiore di 0. È usato da Privacy Now® principalmente per impostare l'elemento del consenso corrente come un consenso in scadenza o no.
Primo Avviso (giorni)	Il valore di questo campo deve essere un numero intero uguale o maggiore di 0. Sarà usato per elaborare la soglia del primo avviso nel caso in cui il consenso corrente abbia una scadenza.
Secondo Avviso (giorni)	Il valore di questo campo deve essere un numero intero uguale o maggiore di 0. Sarà usato per elaborare la soglia del secondo avviso nel caso in cui il consenso corrente abbia una scadenza.
Terzo Avviso (giorni)	Il valore di questo campo deve essere un numero intero uguale o maggiore di 0. Sarà usato per elaborare la soglia del terzo avviso nel caso in cui il consenso corrente abbia una scadenza.
Periodo di Conservazione (giorni)	Il valore di questo campo deve essere un numero intero uguale o maggiore di 0. Sarà usato per elaborare la soglia dell'ultimo avviso nel caso in cui il consenso corrente abbia una scadenza.
URL del Sito Web	Il valore di questo campo sarà l'URL dell'interfaccia del sito web che permette all' interessatodi gestire il proprio consenso (rinnovarlo o revocarlo). Sarà usato nelle email di avviso inviate da Privacy Now® all' interessato nel caso in cui l'opzione qui in basso Invio Avviso ad Interessato sia selezionato.
Invio Avviso ad Interessato	Questo campo deve essere selezionato se l'elemento per il tipo di consenso in questione deve creare invii di avvisi anche all' interessato, altrimenti l'avviso sarà inviato solo ai destinatari impostati in Impostazioni\Impostazioni Applicazione (vedere il paragrafo dedicato a Destinatari Avvisi sui Consensi).

Report

La lista dei consensi può essere filtrata ed esportata in formato excel nella vista Consensi.

Importazione di Consensi

Privacy-Now® permette di acquisire consensi da fonti esterne (utilizzando email strutturate o file xlsx).

Struttura e Procedura delle Email per i Consensi

Privacy-Now® può essere connesso a una mailbox per acquisire consensi (vedere il paragrafo dedicato a Dettagli della Fonte dei Consensi).

Una email per il consenso deve contenere i seguenti parametri (uno per ogni riga): alcuni sono obbligatori, mentre altri sono opzionali (verificare le descrizioni dettagliate di ciascuno). Il formato dell'email deve essere testo semplice (le email in HTML non vengono processate correttamente) e non deve contenere alcuna firma.

Ogni email deve contenere uno o più consensi. Ogni consenso si può gestire solo se sono presenti e impostati tre parametri: Consent_[nome del consenso] , Value_[nome del consenso] e Date_Time_[nome del consenso].

Ogni consenso presente nell'email creerà un nuovo elemento o aggiornerà un ticket esistente in Privacy-Now®. L'esistenza di un consenso è in accordo con Consent_[nome del consenso], Source e l'opzione selezionata Criterio di Match per gli Interessati.

Campo	Descrizione
Source	Il valore di questo parametro è obbligatorio e deve essere compilato con la fonte del consenso (p.es.: può essere il nome di un'azienda, il nome di una business unit name o il nome di un sito web). Il valore di questo parametro deve combaciare con il/i valore/i inseriti in Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Fonti del Consenso.
Name	Il valore di questi parametri è obbligatorio. Il nome di battesimo dell' interessato.
Surname	Il cognome dell' interessato.
Email	L'email dell' interessato.
City	La città dell' interessato.
Province_State	La provincia o lo stato dell' interessato.
Country	La nazione dell' interessato.
Phone	Il numero di telefono dell' interessato.
User_id	L'id univoco (numero intero) dell'utente corrispondente all' interessato nella fonte del consenso (p.es.: l'id utente del sito web).
Username	Il login univoco dell'utente corrispondente all' interessato nella fonte del consenso (p.es.: login dell'utente del sito web).
IP_address	L'indirizzo ip usato dall' interessato durante la navigazione del sito web.
Lang	La lingua dell' interessato. Valori possibili: "en-GB", "it-IT" e "fr-FR".
Consent_[nome del consenso]	[consent name] deve essere sostituito dal nome del consenso (p.es.: consent_newsletter). Nell'email deve essere presente almeno un Consent_[nome del consenso]. Il valore di questo parametro deve essere un codice univoco corrispondente al Codice inserito in Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Tipi di Consenso.
Value_[consent name]	[consent name] deve essere sostituito dal nome del consenso (p.es: consent_newsletter). Per ogni Consent_[consent name] definito nell'email deve essere presente un Value_[consent name] corrispondente (p.es.: Value_Newsletter). Il valore di questo parametro deve essere "1" (consenso dato) o "0" (consenso negato).
Date_Time_[consent name]	[consent name] deve essere sostituito dal nome del consenso (p.es.: consent_newsletter). Per ogni Consent_[consent name] definito nell'email deve essere presente un Date_Time_[consent name] corrispondente (p.es.: Date_Time_Newsletter). Il valore di questo parametro deve essere composto dalla data e dall'ora della gestione del consenso nel sito web. Deve essere nel formato dd-mm-yyyy hh:mm:ss .

Esempio di un'email ben strutturata:

Source:myCompanyName
Name:Jhon
Surname:Smith
Email:jhon.smith@mymail.com
City:myTown
Province_State:myProvince
Country:myCountry
Phone:002235468
User_id:12345
Username:jsmith
IP_address:192.168.1.27
Lang:en-GB
Consent_A:1
Value_A:0
Date_Time_A:12-10-2018 10:14:50
Consent_B:2
Value_B:0
Date_Time_B:12-10-2018 10:14:50
Consent_Newsletter:3
Value_Newsletter:1
Date_Time_Newsletter:12-10-2018 10:14:50

Operazioni di massa sui registri dei consensi

Privacy Now® permette la gestione di massa deiconsensi da Consensi\Gestione dei Consensi da xlsx.

File:Consent bulk import - xlsx example.jpg

Consents bulk management.

Usa il template qui sotto per eseguire le seguenti operazioni di massa:

File:Consent Import Template.xlsx

Consents management template.

Le operazioni disponibili sono:

• "insert": Insert/Update of consents

The data in current xlsx row will be updated on an existing consent if system match it univocally by conset type code, data subject email and source, otherwise a new consent will be created. If data subject is not found: it will be created.

• "remove": Removal of consents

The consent matched by consent type code, data subject email and source will be removed.

• "wrongemail": Move consents in status "Wrong Email"

The consent matched by consent type code, data subject email and source will be moved in "Wrong Email" status. Only consent in "Valid" status can be moved in "Wrong Email" status.

The details of expected xlsx structure is explained in following table: for each operations is detailed which are the mandatory data.

Field	Description	Insert/Update	Remove	Move to "Wrong Email"
Id	Univocal Id of Data Subject in Privacy Now®.	Optional	Optional	Optional
Name	Name of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Optional	Optional
Surname	Surname of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Optional	Optional
Email	Email of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Phone	Phone of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
City	City of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Province/State	Province/State of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Country	Country of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Username	Login of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Consent	Consent Type Code to be granted to imported Data Subject (defined in Privacy Now®).	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Value	Consent Value given by Data Subject for the imported Consent Type. The value could be "1" (consent granted) or "0" (consent not granted).	Mandatory	Optional	Optional
Data	consent date.	Mandatory	Optional	Optional
Description	record description.	Optional	Optional	Optional
Service	Privacy Now® service used as import target.	Optional	Optional	Optional
Lang	Data Subject selected language.	Optional	Optional	Optional
uid	Univocal Id of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Source	A key word defining univocally the acquiring system.	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Operation	This field specify which is the operation expected for current xlsx record: "insert", "remove" or "wrongemail"	Mandatory	Mandatory	Mandatory

A consent can be removed individually from Application Settings (see the paragraph dedicated to Appication Settings - Utility).