Differenze tra le versioni di "Impostazioni"

Da Privacy Now Wiki.
(→‎Impostazioni di applicazione)
(→‎Master data)
 
(39 versioni intermedie di 2 utenti non mostrate)
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==Introduzione==
 
==Introduzione==
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Questa parte della guida copre le impostazioni fondamentali necessarie per lavorare con Privacy Now®:
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Questa parte della guida riguarda le impostazioni fondamentali necessarie per lavorare con Privacy Now®:
  
 
* Master data
 
* Master data
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== Master data ==
 
== Master data ==
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Le tabelle dei master data contengono i dati fonte di campi che utilizzano opzioni a scelta singola o multipla.
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Le tabelle dei master data contengono i dati fonte dei campi che utilizzano opzioni a scelta singola o multipla.
  
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Le tabelle dei master data sono precaricate con valori iniziali, quando viene inizialmente creato l'ambiente. Questi valori possono poi essere cambiati dagli ''utenti''con il campo <u>Admin</u> impostato su "True".  
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Le tabelle dei master data sono precaricate con valori iniziali, quando viene inizialmente creato l'ambiente. Questi valori possono poi essere cambiati dagli ''utenti'' impostando il campo obbligatorio <u>Admin</u> su "Sì".  
  
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L'editing dei master data può essere effettuato dal menù di sinistra '''''Impostazioni/Set di Dati''''' o gestendo dai registri utilizzando i campi basati sui master data (in entrambi i casi se l' ''utente'' è in possesso dell'autorizzazione richiesta).
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L'editing dei master data può essere effettuato dal menù di sinistra '''''Impostazioni/Tabelle Dati''''' o gestendo gli elementi utilizzando i campi basati sui master data (in entrambi i casi se l' ''utente'' è in possesso dell'autorizzazione richiesta).
  
 
La tabella seguente elenca le tabelle dei master data e fornisce una breve descrizione del loro contenuto.  
 
La tabella seguente elenca le tabelle dei master data e fornisce una breve descrizione del loro contenuto.  
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! Menù di accesso !! Descrizione
 
! Menù di accesso !! Descrizione
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Richieste di Accesso/Tipi di Richieste di Accesso'''''|| I tipi di ''richieste di accesso'', per es. "Cancellazione dei Dati Personali''.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipologie di Richieste di Accesso'''''|| Le tipologie di ''richieste di accesso'', per es. "Cancellazione dei Dati Personali".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Richieste di Accesso/Canali di Comunicazione'''''|| I canali di comunicazione utilizzati per acquisire le ''richieste di accesso'', per es. "email".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Canali di Comunicazione'''''|| I canali di comunicazione utilizzati per acquisire le ''richieste di accesso'', per es. "email".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Richieste di Accesso/Metodi di Notifica dei Risultati'''''|| I canali di comunicazione usati per comunicare i risultati di una ''richiesta di accesso'', per es. "email".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Metodi di Notifica dei Risultati'''''|| I canali di comunicazione usati per comunicare i risultati di una ''richiesta di accesso'', per es. "email".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Richieste di Accesso/Tipi di Interessato'''''|| Il tipo di soggetto che effettua una ''richiesta di accesso'', per es. "dipendente".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipi di Interessato'''''|| Il tipo di interessato che effettua una ''richiesta di accesso'', per es. "dipendente".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Richieste di Accesso/Relazioni con gli interessati'''''|| Il tipo di relazione tra il richiedente accesso e il rappresentante dell'interessato, qualora ci sia, per es.: "relazione familiare".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Relazione con il richiedente'''''|| Il tipo di relazione tra il richiedente accesso e il rappresentante dell'Interessato, qualora ci sia, per es.: "relazione familiare".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Azioni/Tipo di Azione'''''|| Il tipo di azione, per esempio "correttiva".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Schedulazione Messaggi di Avviso Richieste di Accesso'''''|| Questa tabella dati abilita l' ''utente'' a impostare il piano di invio delle email di avviso.  
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Consensi/Categorie di Consenso'''''|| La categoria del consenso, per esempio il consenso a inviare una newsletter. Questa tabella è molto probabilmente da aggiornare.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Azioni/Tipologie di Azioni'''''|| La tipologia di azione, per esempio "correttiva".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Consensi/Fonti di Consenso'''''|| La fonte in cui il consenso viene dato o negato, per esempio "contratto".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Categorie di Consenso'''''|| La categoria del consenso, per esempio il consenso a inviare una newsletter. Questa tabella è spesso da aggiornare.
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Consensi/Soggetti del Consenso'''''|| Il soggetto che dà il consenso, in genere una persona.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Fonti del Consenso'''''|| La fonte del ''consenso''. Può essere il nome di un sito web o il nome di un'azienda
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Consensi/Mail di Corrispondenza del Consenso'''''|| L'indirizzo email del ricevente a cui viene inviato il consenso.  
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Soggetti del Consenso'''''|| Il soggetto che dà il consenso, in genere una persona.
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Problemi / Non Conformità/Tipi di Problemi'''''|| Il tipo di problema, per es. un "problema" o una "non conformità". Questi valori difficilmente sono modificabili.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Mail Consensi Accettate'''''|| L'indirizzo email del destinatario a cui viene inviato il consenso.  
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Valutazioni di Impatto sulla Privacy/Periodo di Riferimento della PIA'''''|| Il periodo di tempo a cui la valutazione di impatto sulla privacy si riferisce, per esempio "Q4 2018".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Categorie di Dati Personali Impattate'''''|| Le categorie di soggetti i cui ''dati personali'' sono trattati durante le ''attività di trattamento'', per esempio "master data dei dipendenti".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Applicazioni di Accesso'''''|| Le applicazioni che possono essere utilizzate ai ''dati personali'', per esempio "browser web".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Invio Messaggi di Avviso'''''|| Questa tabella dati abilita l' ''utente'' a impostare il piano di invio delle email di avviso.  
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Connessioni di Accesso'''''|| Le connessioni che possono essere utilizzate quando si accede ai ''dati personali'', per esempio "internet".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Messaggio di Avviso ai Responsabili'''''|| Questa tabella dati abilita l' ''utente'' a impostare il piano di invio delle email di avviso ai Responsabili.  
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Dispositivi di Accesso''''' || I dispositivi che possono essere usati quando si accede ai ''dati personali'', per esempio "personal computer".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Tipologie di Violazioni Dati'''''|| Identifica la tipologia delle Violazioni, per esempio "Violazione della Sicurezza".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Categorie di Dati Personali Coinvolte'''''|| Le categorie di soggetti i cui ''dati personali'' sono trattati durante le ''attività di trattamento'', per esempio "master data dei dipendenti".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Problemi / Non Conformità/Tipologie di Problemi'''''|| La tipologia di problema, per es. un "problema" o una "non conformità". Questi valori difficilmente sono modificabili.
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Luoghi dei Dati'''''|| I luoghi in cui i ''dati personali'' vengono immagazzinati durante il loro trattamento, per esempio "New York data centre".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Valutazioni di Impatto sulla Privacy/Periodo di Riferimento della Valutazione di Impatto'''''|| Il periodo di tempo a cui la valutazione di impatto sulla privacy si riferisce, per esempio "Q4 2018".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Finalità dei Trattamenti dei Dati'''''|| Le finalità dei trattamenti di Dati, per esempio "attività di marketing".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Applicazioni di Accesso'''''|| Le applicazioni che possono essere utilizzate quando si accede ai ''dati personali'', per esempio "browser web".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Repository di Dati'''''|| Il tipo di repository di dati in cui i ''dati personali'' vengono conservati durante le ''attività di trattamento'', per esempio uno specifico server di database SQL.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Connessioni di Accesso'''''|| Le connessioni che possono essere utilizzate quando si accede ai ''dati personali'', per esempio "internet".
 
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|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Soggetti dei Dati'''''|| I tipi di soggetti dei dati i cui ''dati personali'' vengono trattati durante le ''attività di trattamento'', per esempio "clienti".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Strumenti di Accesso''''' || Gli strumenti che possono essere usati quando si accede ai ''dati personali'', per esempio "personal computer".
 
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−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Tipi di Dati'''''|| I tipi di dati, per es. dati di identificazione o dati giudiziari, che sono processati durante le ''attività di trattamento''.
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Regolamenti Applicabili''''' || Indicare il regolamento applicabile al trattamento dei dati.
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 +
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Ubicazione dei Dati'''''|| Le ubicazioni i ''dati personali'' vengono immagazzinati durante il loro trattamento, per esempio "New York data centre".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Finalità di Trattamento Dati'''''|| Le finalità dei trattamenti dei dati, per esempio "attività di marketing".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Banche Dati'''''|| Il tipo di banca dati in cui i ''dati personali'' vengono conservati durante le ''attività di trattamento'', per esempio uno specifico server di database SQL.
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|-
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Interessati'''''|| Le tipologie di interessati i cui ''dati personali'' vengono trattati durante le ''attività di trattamento'', per esempio "clienti".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Tipologie di Dati'''''|| Le tipologie di dati, per es. dati di identificazione o dati giudiziari, che sono processati durante le ''attività di trattamento''.
 
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|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Misure Extra UE'''''|| I tipi di misure in atto per attenuare i rischi delle ''attività di trattamento'' extra UE, per es. un "codice di condotta".
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|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Misure Extra UE'''''|| I tipi di misure in atto per mitigare i rischi delle ''attività di trattamento'' extra UE, per es. un "codice di condotta".
 
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−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Basi legittime per il Trattamento'''''|| Le basi legittime che autorizzano il trattamento dei ''dati personali'', per es. gli "obblighi giuridici".
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Fondamenti Giuridici per il Trattamento'''''|| I fondamenti giuridici che autorizzano il trattamento dei ''dati personali'', per es. gli "obblighi giuridici".
 
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|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Attività di Trattamento'''''|| Il tipo di ''attività di trattamento'' effettuato durante il trattamento dei ''dati personali'', per es. raccolta, adattamento, ecc.
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Attività di Trattamento'''''|| Il tipo di ''attività di trattamento'' effettuato durante il trattamento dei ''dati personali'', per es. raccolta, adattamento, ecc.
 
|-
 
|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Contratti di Fornitura'''''|| Il tipo di contratto con i fornitori degli strumenti di deposito dati, delle applicazioni di accesso, dei dispositivi di accesso, della connettività, per esempio un contratto "software as a service".
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Accordi di Fornitura'''''|| Il tipo di contratto con i fornitori degli strumenti di deposito dati, delle applicazioni di accesso, dei dispositivi di accesso, della connettività, per esempio un contratto "software as a service".
 
|-
 
|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Periodi di Conservazione'''''|| I possibili periodi di conservazione dei ''dati personali'' che vengono processati, per esempio 10 anni.
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Periodi di Conservazione'''''|| I possibili periodi di conservazione dei ''dati personali'' che vengono processati, per esempio 10 anni.
 
|-
 
|-
 
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Fornitori'''''|| I fornitori degli strumenti di deposito dati, applicazioni di accesso, dispositivi di accesso o connettività.  
 
|'''''Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Fornitori'''''|| I fornitori degli strumenti di deposito dati, applicazioni di accesso, dispositivi di accesso o connettività.  
 
|-
 
|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/ Entità Titolare / Responsabile'''''|| I dettagli delle entità responsabili coinvolte nelle ''attività di trattamento''.
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/ Entità Titolari / Incaricate'''''|| I dettagli delle entità titolari coinvolte nelle ''attività di trattamento''.
 
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|-
−
|'''''Impostazioni/Set di Dati/ Entità Titolare / Responsabile'''''|| I dettagli delle entità titolari coinvolte nelle ''attività di trattamento''.
+
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/ Responsabili dei Titolari / Responsabili'''''|| I dettagli dei responsabili dei titolari coinvolti nelle ''attività di trattamento''.
 
|-
 
|-
 +
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista dei Controlli'''''|| Lista dei controlli creati e da prendere in considerazione durante l'analisi del ''rischio''.
 +
|-
 +
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Fonti di Rischio'''''|| Persona o fonte non umana che può causare un ''rischio''..
 +
|-
 +
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista delle Minacce'''''|| Lista delle possibili minacce.
 +
|-
 +
|'''''Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista delle Vulnerabilità'''''||Elenco di vulnerabilità che le minacce possono sfruttare. .
 +
 
|}
 
|}
  
 
== Impostazioni applicazione ==
 
== Impostazioni applicazione ==
  
−
Questa sezione riguarda le preferenze e le impostazioni che possono essere definite a livello di applicazione per Privacy-Now®. Queste impostazioni sono accessibili da '''''Impostazioni/Impostazioni di Applicazione'''''.
+
Questa sezione riguarda le preferenze e le impostazioni che possono essere definite a livello di applicazione per Privacy-Now®. Queste impostazioni sono accessibili da '''''Impostazioni/Impostazioni Applicazione'''''.
 +
 
 +
Le impostazioni di applicazione sono accessibili solamente per gli ''utenti'' con diritti di amministrazione (vedi sotto come impostarli). Il primo ''utente'' nominato quando si crea l'ambiente Privacy-Now® ha i diritti di amministrazione già impostati.
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Il link <b>''Impostazioni/Impostazioni Applicazione''</b> apre il Ticket ''Impostazioni''.
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 +
Le impostazioni sono organizzate in sei sezioni:
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 +
* <u>''Tracking''</u>
 +
* <u>''Parametri Consensi''</u>
 +
* <u>''Impostazioni Gruppi''</u>
 +
* <u>''Impostazioni Avvisi''</u>
 +
* <u>''Utility''</u>
 +
* <u>''Caratteristiche Licenza''</u>
 +
* <u>''Storico Acquisti''</u>
 +
 
 +
=== Tracking ===
 +
Queste impostazioni permettono all' ''utente'' di identificare ''nome del servizio'' e l'<u>Id Sottoscrizione</u> che ha utilizzato per iscriversi e lo stato attuale del ''servizio''.
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 +
=== Parametri Consensi ===
 +
Questi parametri si riferiscono al processo di gestione dei''consensi''. Vedi la guida [[consensi]] per maggiori informazioni sul processo.
  
−
Application settings are accessible only by ''users'' with administration privileges (see below how to set them). The first ''user'' created when Privacy-Now® environment is created is set with administration privileges.
+
La tabella qui sotto riporta i campi delle impostazioni disponibili e una breve descrizione del loro significato:
 +
{| class="wikitable"
 +
! Campo !! Descrizione
 +
|-
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|<u>Criterio di Match per gli Interessati</u> || Questo campo permette di definire i criteri per abbinare un ''consenso'' in entrata inviato per email con un ''consenso'' esistente in Privacy-Now®. Dopo aver provato ad abbinare i consensi, l'elemento esistente viene aggiornato. Se il soggetto del consenso non viene trovato, viene creato un nuovo elemento ''consenso''. Questo campo può avere uno dei seguenti valori: "Mail" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando l'indirizzo email), "Username" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando il dato identificativo username, per esempio il login usato dal soggetto del consenso per accedere al sito).
 +
|-
 +
|<u>Match Mail per i Consensi</u>|| I ''consensi'' possono essere acquisiti dalle email. In questo campo è possibile definire i destinatari delle email che saranno controllati per trattare i ''consensi''. Le email in arrivo con altri destinatari saranno ignorate.
 +
|}
  
−
<b>''Settings/Application Settings''</b> link open the ''Setting''Ticket.  
+
==== Dettagli della Fonte dei Consensi ====
 +
Questa sezione permette di configurare la mailbox per importare i ''consensi'' nell'ambiente Privacy-Now® attuale.
  
−
Settings are organized in five sections:
+
L'interfaccia dovrebbe essere in grado di raggruppare i ''consensi'' e di inviarli a questa mailbox sotto forma di email strutturata (vedere il paragrafo dedicato a [[Consents#Consent Mail Structure and Procedure|Consent Mail Structure and Procedure]]).
  
−
* <u>''Consents Settings''</u>
+
Ogni mail correttamente analizzata genererà uno o più ''consensi'' nell'ambiente Privacy-Now® attuale.
−
* <u>''Group Settings''</u>
 
−
* <u>''License Details''</u>
 
−
* <u>''Tools''</u>
 
−
* <u>''Purchase History''</u>
 
  
−
=== Consents Settings ===
+
AVVISO IMPORTANTE:  SI RACCOMANDA FORTEMENTE DI CREARE UNA BACKUP MAILBOX PER ARCHIVIARE TUTTE LE EMAIL (A PARTIRE DALLA MAILBOX PRINCIPALE) IN QUANTO PRIVACY-NOW® LE CANCELLERÀ DURANTE I PROCESSI DI ELABORAZIONE.
−
These settings refer to ''consents'' management process. See the [[consents]] guide for more information on the process.
 
  
−
The table below report the settings fields available and a short description of their meaning:
 
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
−
! Field !! Description
+
! Campo !! Descrizione
 +
|-
 +
|<u>Host</u>|| Questo campo è da compilare con l'indirizzo del server della mailbox.
 
|-
 
|-
−
|<u>Consents Matching Mails </u>|| ''Consents'' can be acquired from emails. With this field it is possible to define the recipients of the emails which will be checked to process the ''consents''. Emails in the inbox with other recipients will be ignored.
+
|<u>Porta</u>|| Questo campo è da compilare con la porta del server della mailbox.
 
|-
 
|-
−
|<u>Consents Warnings Recipients</u> || This field contains the emails addresses notified when ''consents'' warnings are triggered.
+
|<u>Username</u>|| Questo campo è da compilare con il login della mailbox.
 
|-
 
|-
−
|<u>Consents Subjects Matching criteria</u> || This field allow to define the criteria to match an incoming ''consent'' sent by mail with the existing ''consents'' in Privacy-Now®. After trying to match if the consent subject is found the existing consent record is updated. If the consent subject is not found, a new consent record is created. This field may have one of the following two values: "Mail" (consent subject is matched using the email address), "Username" (consent subject is matched using the user name identifier, for example the login used by the consent subject to access a website).  
+
|<u>Password</u>|| Questo campo è da compilare con la password della mailbox.
 +
|-
 +
|<u>Email</u>|| Questo campo è da compilare con l'email.
 +
|-
 +
|<u>Protocollo</u>|| Questo campo è da compilare con il protocollo del server della mailbox (disponibili: "POP3", "IMAP", "POP3S", "IMAPS").
 +
|-
 +
|<u>Stato</u>|| Questo campo contiene i valori: "Attivo", "Inattivo". Quando verrà salvata in "Attivo", Privacy-Now® inizierà il download ed elaborerà tutte le email.
 
|}
 
|}
  
−
=== Group Settings ===
+
=== Impostazioni Gruppi ===
−
Privacy-Now® has several profiles for ''user'' privileges. The profiles determines what ''users'' can do while executing processes (e.g. ''access requests'', ''consents'', etc.). ''Users'' can be assigned to ''groups'' and ''groups'' can be finally assigned to profiles in each record (e.g. ''access request'', ''consent'' etc.).
+
Privacy-Now® ha diversi profili per le autorizzazioni degli ''utenti''. I profili determinano cosa gli ''utenti'' possono fare mentre eseguono i processi (per es. ''richieste di accesso'', ''consensi'', ecc.). Gli ''utenti'' possono essere assegnati ai ''gruppi'' e i ''gruppi'' possono essere infine assegnati ai profili in ogni registro (per es. ''richiesta di accesso'', ''consenso'', ecc.).
 +
 
 +
I campi <u>Profilo DPO</u>, <u>Profilo DP</u>, <u>Profilo DC</u>, <u>Profilo Team di Auditor</u> e <u>Profilo Team di Lavoro</u> permettono di definire quali ''gruppi'' l' ''utente'' potrà vedere e selezionare in ogni processo.
 +
 
 +
I campi <u>DPO Default</u>, <u>DP Default</u>, <u>DC Default</u>, <u>Team di Audit Default</u> e <u>Team di Lavoro Default</u> permettono di definire i ''gruppi'' di default che verranno impostati ogni volta che viene creato un nuovo elemento.
 +
 
 +
I campi di cui sopra vanno definiti per ogni processo/workflow, per es. ''richieste di accesso'', ''azioni'', gestione degli ''audit'', ecc.
 +
 
 +
Per aggiornare i campi per un processo, dovrai seguire questi passi:
 +
 
 +
*Scegli il processo impostando il campo <u>Processo GDPR</u>
 +
*Carica i valori impostati di tutto il campo utilizzando il comando '''CARICA'''
 +
*Imposta i valori dei campi
 +
*Salva le impostazioni utilizzando il comando '''SALVA''' in fondo al form.
 +
 
 +
Ripeti i passi qui sopra per tutti i processi che devi configurare.
  
−
The fields <u>DPO Profile</u>, <u>DP Profile</u>, <u>DC Profile</u>, <u>Audit Team Profile</u> and <u>Working Team Profile</u> allow to define which "groups" the ''user'' will be able to see and select in each process.
+
=== Impostazioni Avvisi ===
 +
La tabella qui sotto riporta i campi disponibili nelle impostazioni e una breve descrizione del loro significato:
  
−
The fields <u>DPO Default</u>, <u>DP Default</u>, <u>DC Default</u>, <u>Audit Team Default</u> and <u>Working Team Default</u> allow to define the default "groups" which will be set everytime a new record is created.
+
{| class="wikitable"
 +
! Campo !! Descrizione
 +
|-
 +
|<u>Destinatari Avvisi sui Consensi</u> || Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso sul ''consenso''.
 +
|-
 +
|<u>Destinatari degli Avvisi sulle Violazioni dei Dati</u> || Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una ''violazione dei dati''.
 +
|-
 +
|<u>Destinatari degli Avvisi dell'Autorità di Controllo</u> || Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una ''violazione dei dati'' per l'autorità.
 +
|-
 +
|<u>Destinatari degli Avvisi sulle Richieste di Accesso</u> || Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una ''richiesta di accesso''.
 +
|}
  
−
The above fields, shall be defined for each process/workflow, e.g. ''access requests'', ''actions'', ''audits'' management, etc.
+
=== Utility ===
 +
In questa sezione, sono raggruppate delle funzionalità specifiche.
  
−
In order to update the fields for a process, perform the following steps:
+
==== Elimina ticket ====
 +
L'eliminazione fisica non è effettuabile dalla gestione degli elementi (per es. ''richieste di accesso'', ''consensi''). In altre parole, i registri possono essere sempre spostati a uno o più stati finali in cui non sono possibili cambiamenti. Tuttavia, gli ''utenti'' normali non possono cancellare fisicamente i registri. Questo può invece essere fatto dagli ''utenti'' con diritti di amministrazione per questo strumento.
  
−
*Choose the process by setting the <u>Process</u> field
+
Per eliminare un registro, inserisci semplicemente il codice del registro in <u>Ticket Code da Eliminare</u> e premere il comando '''ELIMINA TICKET'''.
−
*Load the set values for all the field by using the '''LOAD''' command
 
−
*Set the values for the fields
 
−
*Save the settings by using the '''SAVE''' command at the bottom of the form.
 
  
−
Repeat the above steps for all the processes you need to configure.
+
AVVISO IMPORTANTE: NON È POSSIBILE RIPRISTINARE IL CONTENUTO DEI REGISTRI DOPO L'ELIMINAZIONE.
  
−
=== License Details ===
+
=== Caratteristiche Licenza ===
−
This section allows to view the details of the license active for the current Privacy-Now® environment.
+
Questa sezione permette di vedere i dettagli della licenza attiva per l'ambiente attuale di Privacy-Now®.
  
 
{| class="wikitable"
 
{| class="wikitable"
−
! Field !! Description
+
! Campo !! Descrizione
 
|-
 
|-
−
|<u>License Package</u>|| This field shows the type of subscription active.
+
|<u>Tipo Licenza</u>|| Questo campo mostra le tipologie di iscrizioni attive.
 
|-
 
|-
−
|<u>Licensed User</u>|| This field shows the number of activated ''users'' (those in status "Active").
+
|<u>Licenze Utente</u>|| Questo campo mostra il numero di ''utenti'' attivati (quelli nello stato "Attivo").
 
|-
 
|-
−
|<u>Licensed Access Requests</u>|| Monthly number of ''access requests'' that it is possible to open. This numbers is depending on the type of subscription.
+
|<u>Richieste di Accesso</u>|| La quantità mensile di ''richieste di accesso'' che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
 
|-
 
|-
−
|<u>Licensed Consents</u>|| Monthly number of ''consents'' that it is possible to open. This numbers is depending on the type of subscription.
+
|<u>Licenze Consensi</u>|| La quantità mensile di ''consensi'' che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
 
|-
 
|-
−
|'''Check License'''|| This commands launches a system check that refreshes the values of <u>Active Users</u>, <u>Monthly Access Requests</u> and <u>Monthly Consents</u> fields.
+
|'''Controlla Licenze'''|| Questo comando fa partire un controllo del sistema che aggiorna i valori dei campi <u>Utenti Attivi</u>, <u>Richieste di Accesso del Mese</u> e <u>Consensi del Mese</u>.
 
|-
 
|-
−
|<u>Active Users</u>|| Number of "users" currently activated (in status "active").
+
|<u>Utenti Attivi</u>|| Numero degli ''utenti'' attualmente attivati (nello stato "attivo").
 
|-
 
|-
−
|<u>Monthly Access Requests</u>|| Number of ''access requests'' opened in the current month.
+
|<u>Richieste di Accesso del Mese</u>|| Numero delle ''richieste di accesso'' aperte nel mese corrente.
 
|-
 
|-
−
|<u>Monthly Consents</u>|| Number of consents'' opened in the current month.
+
|<u>Consensi del Mese</u>|| Numero di ''consensi'' aperti nel mese corrente.
 
|-
 
|-
−
|<u>Initial Activation Date</u>|| The date when the Privacy-Now® service was initially activated.
+
|<u>Data Iniziale di Attivazione</u>|| La data in cui il servizio Privacy-Now® è stato attivato inizialmente.
 
|-
 
|-
−
|<u>Expected End Date</u>|| The date when the Privacy-Now® service will terminate. Access wont' be possible after this date. The environment and all data will be fully erased 30 days after this date.
+
|<u>Data Prevista di Fine Servizio</u>|| La data in cui terminerà il servizio Privacy-Now®. Non sarà più possibile accedere al servizio dopo questa data. L'ambiente e tutti i dati saranno cancellati completamente 30 giorni dopo questa data.
 
|-
 
|-
 
|}
 
|}
  
−
=== Tools ===
+
=== Storico Acquisti ===
−
In this sections, special functionalities are grouped.
+
In questa sezione viene riportato lo storico degli ordini di acquisto per fini di accertamento.
−
 
+
Ogni ordine viene aggiunto dopo quello precedente.
−
==== Record deletion ====
 
−
From records management (e.g. ''access requests'', ''consents'') physical deletion is not possible. In other words, records can always be moved to one or more end of life status(es) where no changes are possible. however, normal ''users'' cannot physically delete records. This can be done instead by ''users'' with administrative privileges with this tool.
 
−
 
 
−
To delete a record, simply enter the record code to be deleted in <u>Record Code to Delete</u> and launch the '''Delete Record''' command.
 
−
 
 
−
IMPORTANT WARNING: IT WILL NOT BE POPSSIBLE TO RESTORE THE RECORD CONTENT AFTER DELETION.
 
−
 
 
−
=== Purchase History ===
 
−
In this section, the history of the purchase transaction is reported for control aims.
 
−
Every transaction is added after the last before.
 

Versione attuale delle 09:31, 6 nov 2018

Introduzione

Questa parte della guida riguarda le impostazioni fondamentali necessarie per lavorare con Privacy Now®:

  • Master data
  • Impostazioni dell'applicazione

Master data

Le tabelle dei master data contengono i dati fonte dei campi che utilizzano opzioni a scelta singola o multipla.

Le tabelle dei master data sono precaricate con valori iniziali, quando viene inizialmente creato l'ambiente. Questi valori possono poi essere cambiati dagli utenti impostando il campo obbligatorio Admin su "Sì".

L'editing dei master data può essere effettuato dal menù di sinistra Impostazioni/Tabelle Dati o gestendo gli elementi utilizzando i campi basati sui master data (in entrambi i casi se l' utente è in possesso dell'autorizzazione richiesta).

La tabella seguente elenca le tabelle dei master data e fornisce una breve descrizione del loro contenuto.

Menù di accesso Descrizione
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipologie di Richieste di Accesso Le tipologie di richieste di accesso, per es. "Cancellazione dei Dati Personali".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Canali di Comunicazione I canali di comunicazione utilizzati per acquisire le richieste di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Metodi di Notifica dei Risultati I canali di comunicazione usati per comunicare i risultati di una richiesta di accesso, per es. "email".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Tipi di Interessato Il tipo di interessato che effettua una richiesta di accesso, per es. "dipendente".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Relazione con il richiedente Il tipo di relazione tra il richiedente accesso e il rappresentante dell'Interessato, qualora ci sia, per es.: "relazione familiare".
Impostazioni/Tabelle Dati/Richieste di Accesso/Schedulazione Messaggi di Avviso Richieste di Accesso Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Azioni/Tipologie di Azioni La tipologia di azione, per esempio "correttiva".
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Categorie di Consenso La categoria del consenso, per esempio il consenso a inviare una newsletter. Questa tabella è spesso da aggiornare.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Fonti del Consenso La fonte del consenso. Può essere il nome di un sito web o il nome di un'azienda
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Soggetti del Consenso Il soggetto che dà il consenso, in genere una persona.
Impostazioni/Tabelle Dati/Consensi/Mail Consensi Accettate L'indirizzo email del destinatario a cui viene inviato il consenso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Categorie di Dati Personali Impattate Le categorie di soggetti i cui dati personali sono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "master data dei dipendenti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Invio Messaggi di Avviso Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Schedulazione Messaggio di Avviso ai Responsabili Questa tabella dati abilita l' utente a impostare il piano di invio delle email di avviso ai Responsabili.
Impostazioni/Tabelle Dati/Violazione dei Dati/Tipologie di Violazioni Dati Identifica la tipologia delle Violazioni, per esempio "Violazione della Sicurezza".
Impostazioni/Tabelle Dati/Problemi / Non Conformità/Tipologie di Problemi La tipologia di problema, per es. un "problema" o una "non conformità". Questi valori difficilmente sono modificabili.
Impostazioni/Tabelle Dati/Valutazioni di Impatto sulla Privacy/Periodo di Riferimento della Valutazione di Impatto Il periodo di tempo a cui la valutazione di impatto sulla privacy si riferisce, per esempio "Q4 2018".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Applicazioni di Accesso Le applicazioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "browser web".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Connessioni di Accesso Le connessioni che possono essere utilizzate quando si accede ai dati personali, per esempio "internet".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Strumenti di Accesso Gli strumenti che possono essere usati quando si accede ai dati personali, per esempio "personal computer".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Regolamenti Applicabili Indicare il regolamento applicabile al trattamento dei dati.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Ubicazione dei Dati Le ubicazioni i dati personali vengono immagazzinati durante il loro trattamento, per esempio "New York data centre".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Finalità di Trattamento Dati Le finalità dei trattamenti dei dati, per esempio "attività di marketing".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Banche Dati Il tipo di banca dati in cui i dati personali vengono conservati durante le attività di trattamento, per esempio uno specifico server di database SQL.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Interessati Le tipologie di interessati i cui dati personali vengono trattati durante le attività di trattamento, per esempio "clienti".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Tipologie di Dati Le tipologie di dati, per es. dati di identificazione o dati giudiziari, che sono processati durante le attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Misure Extra UE I tipi di misure in atto per mitigare i rischi delle attività di trattamento extra UE, per es. un "codice di condotta".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Fondamenti Giuridici per il Trattamento I fondamenti giuridici che autorizzano il trattamento dei dati personali, per es. gli "obblighi giuridici".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Attività di Trattamento Il tipo di attività di trattamento effettuato durante il trattamento dei dati personali, per es. raccolta, adattamento, ecc.
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Accordi di Fornitura Il tipo di contratto con i fornitori degli strumenti di deposito dati, delle applicazioni di accesso, dei dispositivi di accesso, della connettività, per esempio un contratto "software as a service".
Impostazioni/Tabelle Dati/Registro dei Trattamenti/Periodi di Conservazione I possibili periodi di conservazione dei dati personali che vengono processati, per esempio 10 anni.
Impostazioni/Set di Dati/Attività di Trattamento/Fornitori I fornitori degli strumenti di deposito dati, applicazioni di accesso, dispositivi di accesso o connettività.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Entità Titolari / Incaricate I dettagli delle entità titolari coinvolte nelle attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/ Responsabili dei Titolari / Responsabili I dettagli dei responsabili dei titolari coinvolti nelle attività di trattamento.
Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista dei Controlli Lista dei controlli creati e da prendere in considerazione durante l'analisi del rischio.
Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Fonti di Rischio Persona o fonte non umana che può causare un rischio..
Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista delle Minacce Lista delle possibili minacce.
Impostazioni/Tabelle Dati/Rischi/Lista delle Vulnerabilità Elenco di vulnerabilità che le minacce possono sfruttare. .

Impostazioni applicazione

Questa sezione riguarda le preferenze e le impostazioni che possono essere definite a livello di applicazione per Privacy-Now®. Queste impostazioni sono accessibili da Impostazioni/Impostazioni Applicazione.

Le impostazioni di applicazione sono accessibili solamente per gli utenti con diritti di amministrazione (vedi sotto come impostarli). Il primo utente nominato quando si crea l'ambiente Privacy-Now® ha i diritti di amministrazione già impostati.

Il link Impostazioni/Impostazioni Applicazione apre il Ticket Impostazioni.

Le impostazioni sono organizzate in sei sezioni:

  • Tracking
  • Parametri Consensi
  • Impostazioni Gruppi
  • Impostazioni Avvisi
  • Utility
  • Caratteristiche Licenza
  • Storico Acquisti

Tracking

Queste impostazioni permettono all' utente di identificare nome del servizio e l'Id Sottoscrizione che ha utilizzato per iscriversi e lo stato attuale del servizio.

Parametri Consensi

Questi parametri si riferiscono al processo di gestione deiconsensi. Vedi la guida consensi per maggiori informazioni sul processo.

La tabella qui sotto riporta i campi delle impostazioni disponibili e una breve descrizione del loro significato:

Campo Descrizione
Criterio di Match per gli Interessati Questo campo permette di definire i criteri per abbinare un consenso in entrata inviato per email con un consenso esistente in Privacy-Now®. Dopo aver provato ad abbinare i consensi, l'elemento esistente viene aggiornato. Se il soggetto del consenso non viene trovato, viene creato un nuovo elemento consenso. Questo campo può avere uno dei seguenti valori: "Mail" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando l'indirizzo email), "Username" (il soggetto del consenso viene abbinato utilizzando il dato identificativo username, per esempio il login usato dal soggetto del consenso per accedere al sito).
Match Mail per i Consensi I consensi possono essere acquisiti dalle email. In questo campo è possibile definire i destinatari delle email che saranno controllati per trattare i consensi. Le email in arrivo con altri destinatari saranno ignorate.

Dettagli della Fonte dei Consensi

Questa sezione permette di configurare la mailbox per importare i consensi nell'ambiente Privacy-Now® attuale.

L'interfaccia dovrebbe essere in grado di raggruppare i consensi e di inviarli a questa mailbox sotto forma di email strutturata (vedere il paragrafo dedicato a Consent Mail Structure and Procedure).

Ogni mail correttamente analizzata genererà uno o più consensi nell'ambiente Privacy-Now® attuale.

AVVISO IMPORTANTE: SI RACCOMANDA FORTEMENTE DI CREARE UNA BACKUP MAILBOX PER ARCHIVIARE TUTTE LE EMAIL (A PARTIRE DALLA MAILBOX PRINCIPALE) IN QUANTO PRIVACY-NOW® LE CANCELLERÀ DURANTE I PROCESSI DI ELABORAZIONE.

Campo Descrizione
Host Questo campo è da compilare con l'indirizzo del server della mailbox.
Porta Questo campo è da compilare con la porta del server della mailbox.
Username Questo campo è da compilare con il login della mailbox.
Password Questo campo è da compilare con la password della mailbox.
Email Questo campo è da compilare con l'email.
Protocollo Questo campo è da compilare con il protocollo del server della mailbox (disponibili: "POP3", "IMAP", "POP3S", "IMAPS").
Stato Questo campo contiene i valori: "Attivo", "Inattivo". Quando verrà salvata in "Attivo", Privacy-Now® inizierà il download ed elaborerà tutte le email.

Impostazioni Gruppi

Privacy-Now® ha diversi profili per le autorizzazioni degli utenti. I profili determinano cosa gli utenti possono fare mentre eseguono i processi (per es. richieste di accesso, consensi, ecc.). Gli utenti possono essere assegnati ai gruppi e i gruppi possono essere infine assegnati ai profili in ogni registro (per es. richiesta di accesso, consenso, ecc.).

I campi Profilo DPO, Profilo DP, Profilo DC, Profilo Team di Auditor e Profilo Team di Lavoro permettono di definire quali gruppi l' utente potrà vedere e selezionare in ogni processo.

I campi DPO Default, DP Default, DC Default, Team di Audit Default e Team di Lavoro Default permettono di definire i gruppi di default che verranno impostati ogni volta che viene creato un nuovo elemento.

I campi di cui sopra vanno definiti per ogni processo/workflow, per es. richieste di accesso, azioni, gestione degli audit, ecc.

Per aggiornare i campi per un processo, dovrai seguire questi passi:

  • Scegli il processo impostando il campo Processo GDPR
  • Carica i valori impostati di tutto il campo utilizzando il comando CARICA
  • Imposta i valori dei campi
  • Salva le impostazioni utilizzando il comando SALVA in fondo al form.

Ripeti i passi qui sopra per tutti i processi che devi configurare.

Impostazioni Avvisi

La tabella qui sotto riporta i campi disponibili nelle impostazioni e una breve descrizione del loro significato:

Campo Descrizione
Destinatari Avvisi sui Consensi Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso sul consenso.
Destinatari degli Avvisi sulle Violazioni dei Dati Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una violazione dei dati.
Destinatari degli Avvisi dell'Autorità di Controllo Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una violazione dei dati per l'autorità.
Destinatari degli Avvisi sulle Richieste di Accesso Questo campo contiene gli indirizzi email che ricevono una notifica quando si presenta un avviso su una richiesta di accesso.

Utility

In questa sezione, sono raggruppate delle funzionalità specifiche.

Elimina ticket

L'eliminazione fisica non è effettuabile dalla gestione degli elementi (per es. richieste di accesso, consensi). In altre parole, i registri possono essere sempre spostati a uno o più stati finali in cui non sono possibili cambiamenti. Tuttavia, gli utenti normali non possono cancellare fisicamente i registri. Questo può invece essere fatto dagli utenti con diritti di amministrazione per questo strumento.

Per eliminare un registro, inserisci semplicemente il codice del registro in Ticket Code da Eliminare e premere il comando ELIMINA TICKET.

AVVISO IMPORTANTE: NON È POSSIBILE RIPRISTINARE IL CONTENUTO DEI REGISTRI DOPO L'ELIMINAZIONE.

Caratteristiche Licenza

Questa sezione permette di vedere i dettagli della licenza attiva per l'ambiente attuale di Privacy-Now®.

Campo Descrizione
Tipo Licenza Questo campo mostra le tipologie di iscrizioni attive.
Licenze Utente Questo campo mostra il numero di utenti attivati (quelli nello stato "Attivo").
Richieste di Accesso La quantità mensile di richieste di accesso che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
Licenze Consensi La quantità mensile di consensi che è possibile aprire. Queste quantità dipendono dal tipo di abbonamento.
Controlla Licenze Questo comando fa partire un controllo del sistema che aggiorna i valori dei campi Utenti Attivi, Richieste di Accesso del Mese e Consensi del Mese.
Utenti Attivi Numero degli utenti attualmente attivati (nello stato "attivo").
Richieste di Accesso del Mese Numero delle richieste di accesso aperte nel mese corrente.
Consensi del Mese Numero di consensi aperti nel mese corrente.
Data Iniziale di Attivazione La data in cui il servizio Privacy-Now® è stato attivato inizialmente.
Data Prevista di Fine Servizio La data in cui terminerà il servizio Privacy-Now®. Non sarà più possibile accedere al servizio dopo questa data. L'ambiente e tutti i dati saranno cancellati completamente 30 giorni dopo questa data.

Storico Acquisti

In questa sezione viene riportato lo storico degli ordini di acquisto per fini di accertamento. Ogni ordine viene aggiunto dopo quello precedente.

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