Consensi

Introduzione ai Consensi

La gestione dei consensi fornisce gli strumenti per acquisire, aggiornare e utilizzare le informazioni sui consensi. Per esempio, è possibile utilizzare Privacy Now® come repertorio centrale delle informazioni per tutti i consensi. Le informazioni sui consensi possono essere create e aggiornate manualmente o interfacciando Privacy Now® con un sistema esterno. Vedi il paragrafo Configurazione delle fonti del consenso per maggiori informazioni.

Workflow

Si può creare un nuovo consenso utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuovo Consenso". In alternativa, si può acquisire o aggiornare automaticamente un nuovo consenso da un sistema esterno.

Il workflow permette di spostare i consensi in diversi stati, come mostrato nella figura seguente.

File:Consents Workflow ITA v1.0.JPG

Workflow e stato dei consensi.

La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:

Stato	Descrizione
Default	Uno stato temporaneo in cui il consenso viene inizialmente creato, prima del suo salvataggio.
Valido	Un consenso in questo stato è valido e le sue informazioni possono essere utilizzate di conseguenza.
Email errata	Questo stato è impostato (manualmente o automaticamente da un sistema esterno) quando ……………TBC..
Scaduto	In questo stato un consenso è scaduto e deve quindi essere rimosso.
Da rimuovere	In questo stato, il consenso deve essere rimosso (lo stato è utilizzato per identificare i consensi dalla procedura di rimozione automatica).

Informazioni

I registri dei consensi sono organizzati in tre sezioni:

• Dati Identificativi, dove vengono registrati i dati di identificazione del consenso;
• Ruoli e Attori, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per il consenso;
• Dettagli del Consenso, con i dettagli sul consenso;

Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il mouse sulla icona informativa (i) posizionato in fianco ad ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.

Puoi gestire informazioni aggiuntive nei form secondari dell'elemento: allegati, elementi correlati, messaggi e storia. Vedi Come Fare per maggiori informazioni.

Autorizzazioni

Un consenso può essere creato automaticamente da sistemi esterni autorizzati o dagli utenti ai quali è garantita l'autorizzazione corrispondente (vedi Utenti & Gruppi per maggiori informazioni su come impostare questa autorizzazione).

Il ciclo di vita di un consenso è gestito dai ruoli descritti nella tabella qui sotto. I gruppi sono pre-assegnati ai ruoli secondo le impostazioni definite (vedi Impostazioni per maggiori informazioni su come impostare questi valori di default). Le impostazioni iniziali si possono modificare, se si dispone delle autorizzazioni, scegliendo tra i gruppi abilitati (vedi ancora Impostazioni per maggiori informazioni su come abilitare i gruppi).

Ruolo	Descrizione
Gruppo dei Responsabili per la Protezione dei Dati (DPO)	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo sono in possesso di tutte le autorizzazioni per: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile, aggiornare le sorgenti dati direttamente all'interno della gestione dell'elemento (consenso).
Gruppo dei Titolari del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Gruppo dei Responsabili del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno molti diritti, con il permesso di: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile.
Team di Auditor	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).

Tuttavia, alcuni passi possono avvenire automaticamente (vedi il paragrafo dedicato a avvisi e alert).

Avvisi e alert

Sono previsti quattro livelli di avviso. Come impostarli.... Come configurare i relativi messaggi...

Report

La lista dei consensi può essere filtrata ed esportata in formato excel nella vista Consensi.

Expected Consent Mail Structure and Procedure

A consent email shall contain the following parameters (one for each row): some of them are mandatory, while some other optional (check the detailed description of each one). The email format shall be plain text (HTML email will not be processed correctly) and shall not contain any signature.

Each mail shall contain one or more consent. Each consent is manageable only if 3 parameters are present and valorized: Consent_[consent name] , Value_[consent name] and Date_Time_[consent name].

Each consent present in mail will create a new ticket or update an existing ticket in Privacy-Now®. The existence of a consent is matched on Consent_[consent name], Source and the option selected in Data Subject Matching criteria.

Field	Description
Source	The value of this parameter is mandatory and shall be filled with the consent source (ie: could be the company name or business unit name or web site name). The value of this parameter shall match with the value(s) inserted in Settings/Data Sets/Consents/Consent Sources.
Name	The value of this parameter is mandatory. The first name of data subject.
Surname	The family name of data subject.
Email	The email of data subject.
City	The town of data subject.
Province_State	The province or state of data subject.
Country	The country of data subject.
Phone	The phone number of data subject.
User_id	The univocal id (integer) of the user corresponding to data subject in consent source (ie: id of user in web site).
Username	The univocal login of the user corresponding to data subject in consent source (ie: login of user in web site).
IP_address	The ip address used by data subject during web site browsing.
Lang	The main language of data subject. Possible values: "en-GB", "it-IT" and "fr-FR".
Consent_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). At least one Consent_[consent name] shall exist in the email. The value of this parameter shall be a univocal code corresponding to one of the Code inserted in Settings/Data Sets/Consents/Consent Types.
Value_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). For each of the Consent_[consent name] defined in the email shall be present a corresponding Value_[consent name] (ie: Value_Newsletter). The value of this parameter shall be "1" (consent given) or "0" (consent denied).
Date_Time_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). For each of the Consent_[consent name] defined in the email shall be present a corresponding Date_Time_[consent name] (ie: Date_Time_Newsletter). The value of this parameter shall be the date and time of consent management in web site. It shall be in format dd-mm-yyyy hh:mm:ss .

Example:

Source:myCompanyName
Name:Jhon
Surname:Smith
Email:jhon.smith@mymail.com
City:myTown
Province_State:myProvince
Country:myCountry
Phone:002235468
User_id:12345
Username:jsmith
IP_address:192.168.1.27
Lang:en-GB
Consent_A:1
Value_A:0
Date_Time_A:12-10-2018 10:14:50
Consent_B:2
Value_B:0
Date_Time_B:12-10-2018 10:14:50
Consent_Newsletter:3
Value_Newsletter:1
Date_Time_Newsletter:12-10-2018 10:14:50

Configurazione delle fonti del consenso

TBC Processo Struttura dell'email in entrata Criteri di corrispondenza

Rimozione dei consensi

Rimozione in serie dei registri dei consensi

TBC