Consensi

Introduzione ai Consensi

La gestione dei consensi fornisce gli strumenti per acquisire, aggiornare e utilizzare le informazioni sui consensi. Per esempio, è possibile utilizzare Privacy Now® come repertorio centrale delle informazioni per tutti i consensi. Le informazioni sui consensi possono essere create e aggiornate manualmente o interfacciando Privacy Now® con un sistema esterno. Vedi il paragrafo Configurazione delle fonti del consenso per maggiori informazioni.

Workflow

Si può creare un nuovo consenso utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuovo Consenso". In alternativa, si può acquisire o aggiornare automaticamente un nuovo consenso da un sistema esterno.

Il workflow permette di spostare i consensi in diversi stati, come mostrato nella figura seguente.

File:Consents Workflow ITA v1.0.JPG

Workflow e stato dei consensi.

La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:

Stato	Descrizione
Default	Uno stato temporaneo in cui il consenso viene inizialmente creato, prima del suo salvataggio.
Valido	Un consenso in questo stato è valido e le sue informazioni possono essere utilizzate di conseguenza.
Email errata	Questo stato è impostato (manualmente o automaticamente da un sistema esterno) quando ……………TBC..
Scaduto	In questo stato un consenso è scaduto e deve quindi essere rimosso.
Da rimuovere	In questo stato, il consenso deve essere rimosso (lo stato è utilizzato per identificare i consensi dalla procedura di rimozione automatica).

Informazioni

I registri dei consensi sono organizzati in tre sezioni:

• Dati Identificativi, dove vengono registrati i dati di identificazione del consenso;
• Ruoli e Attori, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per il consenso;
• Dettagli del Consenso, con i dettagli sul consenso;

È possibile selezionare solo un tipo di consenso e un soggetto del consenso per ogni consenso. Quando il tipo di consenso viene selezionato/aggiornato, anche i seguenti campi possono essere aggiornati automaticamente (vedere i dettagli nella tabella qui sotto).

Campo	Descrizione
Consenso con Scadenza	Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato su "Sì" se la Durata (giorni) del tipo di consenso è maggiore di 0, altrimenti sarà impostato su "No".
Ultimo Aggiornamento del Consenso	Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato su data e ora corrente.
Primo Avviso Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Primo Avviso (giorni).
Secondo Avviso Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Secondo Avviso (giorni).
Avviso Finale Consenso	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Terzo Avviso (giorni).
Scadenza Conservazione	Questo campo viene aggiornato solo se Consenso con Scadenza è impostato su "Sì". Quando un elemento viene inserito/aggiornato: il valore di questo campo sarà impostato sulla data corrente + i giorni specificati in Periodo di Conservazione (giorni).

Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il mouse sulla icona informativa (i) posizionato in fianco ad ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.

Puoi gestire informazioni aggiuntive nei form secondari dell'elemento: allegati, elementi correlati, messaggi e storia. Vedi Come Fare per maggiori informazioni.

Autorizzazioni

Un consenso può essere creato automaticamente da sistemi esterni autorizzati o dagli utenti ai quali è garantita l'autorizzazione corrispondente (vedi Utenti & Gruppi per maggiori informazioni su come impostare questa autorizzazione).

Il ciclo di vita di un consenso è gestito dai ruoli descritti nella tabella qui sotto. I gruppi sono pre-assegnati ai ruoli secondo le impostazioni definite (vedi Impostazioni per maggiori informazioni su come impostare questi valori di default). Le impostazioni iniziali si possono modificare, se si dispone delle autorizzazioni, scegliendo tra i gruppi abilitati (vedi ancora Impostazioni per maggiori informazioni su come abilitare i gruppi).

Ruolo	Descrizione
Gruppo dei Responsabili per la Protezione dei Dati (DPO)	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo sono in possesso di tutte le autorizzazioni per: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile, aggiornare le sorgenti dati direttamente all'interno della gestione dell'elemento (consenso).
Gruppo dei Titolari del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).
Gruppo dei Responsabili del Trattamento	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno molti diritti, con il permesso di: far transitare i consensi in qualsiasi stato compatibile, aggiornare i campi quando possibile.
Team di Auditor	I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura).

Tuttavia, alcuni passi possono avvenire automaticamente (vedi il paragrafo dedicato a avvisi e alert).

Avvisi e alert

Ogni consenso sarà impostato o no come consenso in scadenza a seconda della Durata (giorni) del tipo di consenso selezionato:

• Durata (giorni) = 0: in questo caso il consenso corrente non scadrà mai e non verrà inviato nessun avviso.
• Durata (giorni) > 0: in questo caso il consenso corrente scadrà e sarà possibile configurare quattro livelli di avviso.

Campo	Descrizione
Code	The value of this field shall be an integer and shall be univocal. It is the matching code used by Privacy Now® to automatically acquire consent from external system.
Consent Type	The value of this field shall be univocal. It is the name of consent type (i.e.: "Newsletter").
Description	Description of consent type.
Duration (days)	The value of this field shall be an integer >= 0. It is used by Privacy Now® mainly to set current consent record as expiring consent or not.
First Warning (days)	The value of this field shall be an integer >= 0. It will be used to evaluate the first warning threshold in case current consent is an expiring one.
Second Warning (days)	The value of this field shall be an integer >= 0. It will be used to evaluate the second warning threshold in case current consent is an expiring one.
Third Warning (days)	The value of this field shall be an integer >= 0. It will be used to evaluate the third warning threshold in case current consent is an expiring one.
Retention Period (days)	The value of this field shall be an integer >= 0. It will be used to evaluate the last warning threshold in case current consent is an expiring one.
Web Site URL	The value of this field will be the URL of front-end web site area to allow the data subject management of their consent (renew or revoke). It will be used in warning email sent by Privacy Now® to data subject in case the below option Send Warning to Data Subject is set to "true"
Send Warning to Data Subject	This field shall be set to "true" if consent record for selected consent type shall cause warning sending to data subject too, otherwise the warning will be sent only to receivers set into Settings\Application Settings (see the paragraph dedicated to Consents Warnings Recipients ).

Report

La lista dei consensi può essere filtrata ed esportata in formato excel nella vista Consensi.

Consents Import

Privacy-Now® allows to acquire consents from external source (using structured email or xlsx file).

Consent Mail Structure and Procedure

Privacy-Now® can be connected to a mailbox to acquire consents (see the paragraph dedicated to Consents Source Details).

A consent email shall contain the following parameters (one for each row): some of them are mandatory, while some other optional (check the detailed description of each one). The email format shall be plain text (HTML email will not be processed correctly) and shall not contain any signature.

Each mail shall contain one or more consent. Each consent is manageable only if 3 parameters are present and valorized: Consent_[consent name] , Value_[consent name] and Date_Time_[consent name].

Each consent present in mail will create a new ticket or update an existing ticket in Privacy-Now®. The existence of a consent is matched on Consent_[consent name], Source and the option selected in Data Subject Matching criteria.

Field	Description
Source	The value of this parameter is mandatory and shall be filled with the consent source (ie: could be the company name or business unit name or web site name). The value of this parameter shall match with the value(s) inserted in Settings/Data Sets/Consents/Consent Sources.
Name	The value of this parameter is mandatory. The first name of data subject.
Surname	The family name of data subject.
Email	The email of data subject.
City	The town of data subject.
Province_State	The province or state of data subject.
Country	The country of data subject.
Phone	The phone number of data subject.
User_id	The univocal id (integer) of the user corresponding to data subject in consent source (ie: id of user in web site).
Username	The univocal login of the user corresponding to data subject in consent source (ie: login of user in web site).
IP_address	The ip address used by data subject during web site browsing.
Lang	The main language of data subject. Possible values: "en-GB", "it-IT" and "fr-FR".
Consent_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). At least one Consent_[consent name] shall exist in the email. The value of this parameter shall be a univocal code corresponding to one of the Code inserted in Settings/Data Sets/Consents/Consent Types.
Value_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). For each of the Consent_[consent name] defined in the email shall be present a corresponding Value_[consent name] (ie: Value_Newsletter). The value of this parameter shall be "1" (consent given) or "0" (consent denied).
Date_Time_[consent name]	[consent name] shall be replaced by the name of consent (ie: consent_newseletter). For each of the Consent_[consent name] defined in the email shall be present a corresponding Date_Time_[consent name] (ie: Date_Time_Newsletter). The value of this parameter shall be the date and time of consent management in web site. It shall be in format dd-mm-yyyy hh:mm:ss .

Example of a well structured email:

Source:myCompanyName
Name:Jhon
Surname:Smith
Email:jhon.smith@mymail.com
City:myTown
Province_State:myProvince
Country:myCountry
Phone:002235468
User_id:12345
Username:jsmith
IP_address:192.168.1.27
Lang:en-GB
Consent_A:1
Value_A:0
Date_Time_A:12-10-2018 10:14:50
Consent_B:2
Value_B:0
Date_Time_B:12-10-2018 10:14:50
Consent_Newsletter:3
Value_Newsletter:1
Date_Time_Newsletter:12-10-2018 10:14:50

Bulk operations on consent records

Privacy Now® allows the bulk management of consent from Consents\Manage Consents from xlsx.

File:Consent bulk import - xlsx example.jpg

Consents bulk management.

Use below template to perform following bulk operations:

File:Consent Import Template.xlsx

Consents management template.

The operations allowed are:

• "insert": Insert/Update of consents

The data in current xlsx row will be updated on an existing consent if system match it univocally by conset type code, data subject email and source, otherwise a new consent will be created. If data subject is not found: it will be created.

• "remove": Removal of consents

The consent matched by consent type code, data subject email and source will be removed.

• "wrongemail": Move consents in status "Wrong Email"

The consent matched by consent type code, data subject email and source will be moved in "Wrong Email" status. Only consent in "Valid" status can be moved in "Wrong Email" status.

The details of expected xlsx structure is explained in following table: for each operations is detailed which are the mandatory data.

Field	Description	Insert/Update	Remove	Move to "Wrong Email"
Id	Univocal Id of Data Subject in Privacy Now®.	Optional	Optional	Optional
Name	Name of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Optional	Optional
Surname	Surname of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Optional	Optional
Email	Email of Data Subject in acquiring system.	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Phone	Phone of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
City	City of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Province/State	Province/State of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Country	Country of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Username	Login of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Consent	Consent Type Code to be granted to imported Data Subject (defined in Privacy Now®).	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Value	Consent Value given by Data Subject for the imported Consent Type. The value could be "1" (consent granted) or "0" (consent not granted).	Mandatory	Optional	Optional
Data	consent date.	Mandatory	Optional	Optional
Description	record description.	Optional	Optional	Optional
Service	Privacy Now® service used as import target.	Optional	Optional	Optional
Lang	Data Subject selected language.	Optional	Optional	Optional
uid	Univocal Id of Data Subject in acquiring system.	Optional	Optional	Optional
Source	A key word defining univocally the acquiring system.	Mandatory	Mandatory	Mandatory
Operation	This field specify which is the operation expected for current xlsx record: "insert", "remove" or "wrongemail"	Mandatory	Mandatory	Mandatory

A consent can be removed individually from Application Settings (see the paragraph dedicated to Appication Settings - Utility).