Azioni
Indice
Introduzione alle Azioni
Le azioni forniscono un metodo di supporto e supervisione dei compiti e delle attività necessarie per gestire il ciclo di vita di qualsiasi altro aspetto della gestione dei dati personali (per es. attività di trattamento, richieste di accesso, ecc.).
Il processo permette di registrare le azioni e di supportare la loro esecuzione.
Workflow
Si può creare una nuova azione utilizzando la funzione Aggiungi nuovo e selezionando "Nuova Azione".
Il workflow permette di spostare le azioni in diversi stati, come mostrato nella figura seguente.
La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Default | Uno stato temporaneo in cui l'azione viene inizialmente creata, prima del suo salvataggio. |
| Bozza | Un'azione in questo è in corso di definizione e non è stata attivata. |
| Aperto | Un'azione in questo stato è definita e in corso di svolgimento. |
| Cancellato | Azione cancellata. È uno stato finale, quindi non sono permesse altre transizioni di stato. |
| Completato | In questo stato, tutte le attività relative all' azione sono state completate. È uno finale, quindi non sono permesse altre transizioni di stato. |
| Chiuso | In questo stato, tutte le attività relative all' azione sono state completate e confermate. È uno finale, quindi non sono permesse altre transizioni di stato. |
Informazioni
I registri delle Azioni sono organizzati in tre sezioni:
- Dati Identificativi, dove vengono registrati i dati di identificazione dell'azione;
- Ruoli e Attori, che contiene l'assegnazione dei ruoli chiave abilitati per l'azione;
- Dettagli dell'Azione, con i dettagli sull'azione.
Puoi trovare informazioni dettagliate sul significato e l'utilizzo di ogni campo posizionando il mouse sulla icona informativa (i) posizionato in fianco ad ogni campo. In questo modo si attiverà un suggerimento con una breve descrizione del campo.
Puoi gestire informazioni aggiuntive nei form secondari dell'elemento: allegati, elementi correlati, messaggi e storia. Vedi Come Fare per maggiori informazioni.
Autorizzazioni
Un'azione può essere creata solo dagli utenti ai quali è garantita l'autorizzazione corrispondente (vedi Utenti & Gruppi per maggiori informazioni su come impostare questa autorizzazione).
Il ciclo di vita di un'azione è gestito dai ruoli descritti nella tabella qui sotto. I gruppi sono pre-assegnati ai ruoli secondo le impostazioni definite (vedi Impostazioni per maggiori informazioni su come impostare questi valori di default). Le impostazioni iniziali si possono modificare, se si dispone delle autorizzazioni, scegliendo tra i gruppi abilitati (si veda ancora Impostazioni per maggiori informazioni su come abilitare i gruppi).
| Ruolo | Descrizione |
|---|---|
| Gruppo dei Responsabili per la Protezione dei Dati (DPO) | I membri del gruppo assegnato a questo ruolo sono in possesso di tutte le autorizzazioni per:
|
| Gruppo dei Titolari del Trattamento | I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura). |
| Gruppo dei Responsabili del Trattamento | I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura). |
| Team di Lavoro | I membri di questo gruppo hanno molti diritti. Possono gestire l'intero ciclo di vita, con il permesso di:
|
| Gruppo di Audit | I membri del gruppo assegnato a questo ruolo hanno diritti di visualizzazione (lettura). |
| Responsabile dell'Azione | Questo ruolo può essere assegnato a un singolo utente tra i membri dei gruppi sopra descritti. Il Responsabile ha autorizzazioni per:
|
Report
La lista delle azioni può essere filtrata ed esportata in formato excel dalla vista Azioni.
Processi correlati
Le Azioni possono essere poste in relazione con altri elementi di gestione dei dati personali, in particolare con le violazioni dei dati, i problemi/non conformità, le valutazioni di impatto sulla privacy, i rischi e le attività di trattamento.
