Problemi / Non conformità
Indice
Introduzione a Problemi / Non Conformità
Questo workflow fornisce gli strumenti per gestire il ciclo di vita dei problemi / non conformità. Un problema o una non conformità sono categorizzazioni diverse di registri ma sono gestite nello stesso modo dallo stesso workflow.
Workflow
Si può creare un nuovo problemi/non conformità utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando "Nuovo Problema o Non conformità".
Un workflow permette di spostare i problemi/non conformità in diversi stati, come mostrato nel seguente schema.
La tabella seguente spiega il significato di ogni stato:
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Default | Uno stato temporaneo quando il problema/non conformità viene inizialmente creato, prima del suo salvataggio. |
| Bozza | Un problema/non conformità in questo stato è una bozza e non è azionato. |
| Aperto | Un problema/non conformità in questo stato è stato confermato ed è azionato. |
| Cancellato | Problema/non conformità cancellato. È uno stato di fine vita. |
| Completato | In questo stato, tutte le attività relativa ai problemi/non conformità sono state completate e saranno chiuse dopo la conferma di rimedio. |
| Chiuso | In questo stato, tutte le attività relative ai problemi/non conformità sono state completate e confermate. È uno stato di fine vita e quindi non sono permesse altre transizioni di stato. |
Information
Issue / non conformity records are organized in three sections:
- Identification, where identification data of the issue / non conformity are recorded,
- Ownership & Organization, containing the assignment of the key roles enabled to manage the issue / non conformity;
- Issue / Non Conformity Details, with the details of the issue / non conformity.
Detailed information on the meaning and use of every field can be found by pointing the mouse on the (i) next to each field. This will activate a tooltip with a brief description of the field.
Additional information can be found in the secondary forms of the record: attachments, related items, messages and history. See How To for more information.
Privileges
Issue / non conformity can be created by the users to whom the corresponding privilege is granted (see Users & Groups for more information on how to set this privilege).
The lifecycle of the issue / non conformity is managed by the roles described in the table below. Groups are pre assigned to the roles according to the settings (see Settings for more information on how to set these defaults). Initial assignments can be modified according to privileges choosing among the enabled groups (see once again Settings for more information on how to enable groups).
| Role | Description |
|---|---|
| DPO Group | Members of the group assigned to this role have full privileges. They can:
|
| Data Controller Group | Members of the group assigned to this role have view (read) privileges. |
| Data Processor Group | Members of the group assigned to this role have view (read) privileges. |
| Working Team | Members of this group have several privileges. They can manage the entire lifecycle, being enabled to:
|
| Audit Team | Members of the group assigned to this role have view (read) privileges. |
| Issue / NCOwner | This role can be assigned to a single user among members of the groups previously described. The Owner has several privileges:
|
Reports
The list of issues / non conformities can be filtered and exported to excel format from the view Issues / Non Conformities.
Related processes
Issues / non conformities can be related to actions, audits , data breaches, Privacy Impact Assessment and Risks.
