Utenti & Gruppi
Gestione Utenti
Si possono creare nuovi utenti utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando Nuovo Utente nel menù self service. Gli utenti esistenti possono essere aggiornati selezionando il menù Gestione Utenti & Gruppi / Gestione Utenti e scegliendo l'elemento da gestire dalla lista. L'accesso alla creazione e alla gestione degli utentiè limitato agli utenti con ruoli amministrativi (vedi poi).
Gli utenti devono essere attivati (nello stato "Attivo") per essere operativi. In altri stati, gli utenti non sono attivi (non possono accedere a Privacy-Now®) e non sono considerati utenti abilitati (con licenza).
Le informazioni sugli utentisono organizzate in cinque sezioni:
- Tracking
- Dati Identificativi
- Dettagli
- Abilitato sui Processi
- Gestione Password
La tabella seguente elenca i campi e una loro breve descrizione:
| Sezione | Campo | Descrizione |
|---|---|---|
| Tracking | Numero Ticket | Dato identificativo unico dell' utente, creato automaticamente dal sistema. |
| Tracking | Progetto/Servizio | Dato identificativo dell'ambiente, che corrisponde al responsabile organizzativo dell'abbonamento Privacy-Now® ed è gestito automaticamente dal sistema. |
| Dati Identificativi | Tipo Ticket | Dato identificativo del tipo di elemento, gestito automaticamente dal sistema. |
| Dati Identificativi | Stato Ticket Op. | Stato dell' utente. Gli stati possibili sono "Inattivo" (quando viene creato) o Attivo. |
| Dettagli | Nome | Nome dell' utente. |
| Dettagli | Cognome | Cognome dell' utente |
| Dettagli | Username | Nome utente utilizzato per accedere a Privacy-Now®. |
| Dettagli | Email dell' utente. | |
| Dettagli | Admin | Questo campo può avere due valori, "Sì" o "No". Se impostato su "Sì", l' utente ha diritti amministrativi e può svolgere delle task speciali, come l'amministrazione degli utenti e dei gruppi ma può anche gestire le impostazioni. |
| Dettagli | Lingua | La lingua di interfaccia dell'applicazione impostata per l' utente. Le lingue supportate sono al momento "inglese", "francese" e "italiano". Lo "spagnolo" sarà disponibile in seguito. |
| Dettagli | Fuso orario | Il fuso orario dell' utente, che vedrà l'orario di conseguenza. |
| Abilitato sui Processi | Creatore Richiesta di Accesso | Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare una nuova richiesta di accesso. |
| Process Settings | Action Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new actions. |
| Process Settings | Audit Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new audits. |
| Process Settingss | Consent Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new consents. |
| Process Settings | Data Breach Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new data breaches. |
| Process Settings | Issue Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new issues / non conformities. |
| Process Settings | Privacy Impact Assessment Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new privacy impact assessments. |
| Process Settings | Processing Activity Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new processing activities. |
| Process Settings | Risk Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new risks. |
| Process Settingss | Knowledge Creator | If set to "Yes", it enables the user to create new knowledge items. |
| Password Management | New Password, Old Password, Confirm New Password | These fields work together, enter a new password in New Password, enter the previous password in Old Password</u, confirm the new password in <u>Confirm New Password and press CHANGE PASSWORD to change the user password. |
Note that when the environment is initially created, a user with administrative role is created and activated using subscription information. The access credentials of this user are sent by mail.
For more information on how to manage the user record, visit records management.
Groups Management
Users & Groups Management / Add Group Management menu item list the available groups and allows to manage groups (create, modify, delete). Only users with administrative privileges have the rights to perform group management.
When a Privacy-Now® environment is created, a set of default groups are generated. They are:
| Group | Description |
|---|---|
| <organization> - AUD | Designed to include the auditors users. |
| <organization> - DC | Designed to include the data controller]] users. |
| <organization> - DP | Designed to include the data processor users. |
| <organization> - DPO | Designed to include the data protection officers users |
In the table above, <organization> is to be replaced with the name of the organization used for Privacy-Now® subscription.
Note that groups are only collections of users and that actual privileges are defined in process records (e.g. access requests) by assigning a group to one of the available profiles (see process guides).
The pre configured groups cannot be deleted but they can be renamed and modified in terms of belonging members.
If Privacy process defined at Company level required the implementation of others roles, the Administrator can define all the other necessary Groups,to make the standard process complaint the company one using the Add Group function
Add group
Users & Groups Management / Add Group menu item enables to create a new group.
The table below reports the fields belonging to a group and a short description of them:
| Section | Field | Description |
|---|---|---|
| General | Name | The name of the group. |
| General | Description | A description for the group (e.g. its purpose). |
| General | Default | Non editable, automatically managed by Privacy-Now®. |
| General | Status | Non editable, automatically managed by Privacy-Now®. |
| Members | Code | The user identifier of the member, not editable and automatically managed by Privacy-Now®. |
| Members | Full Name | Surname and Name of the member, not editable here because assigned in user management. |
| Members | User Login | Login identifier of the member, not editable here because assigned in user management. |
| Members | Group Manager | Used to identify and mark if the member of the group is the manager of the group. Actually, the manager will have the same privileges has the members. |
| Members | Type | Field not used. |
| Members | Status | Status of the member, not editable here because modified in user management. |
| Members | VIP Type | Field not used. |
In the General form, use SAVE or SAVE&EXIT to update the group. Use DELETE to delete a group.
In the Members form see the figure below for the available commands.
Modify group
Use Users & Groups Management / Groups Management menu item to see the list of available groups and click on the one to update. Modify using the features and commands described above in Add group.
