Utenti & Gruppi

Gestione Utenti

Si possono creare nuovi utenti utilizzando la funzione Aggiungi Nuovo e selezionando Nuovo Utente nel menù self service. Gli utenti esistenti possono essere aggiornati selezionando il menù Gestione Utenti & Gruppi / Gestione Utenti e scegliendo l'elemento da gestire dalla lista. L'accesso alla creazione e alla gestione degli utenti è limitato agli utenti con ruoli amministrativi (vedi poi).

Gli utenti devono essere attivati (nello stato "Attivo") per essere operativi. In altri stati, gli utenti non sono attivi (non possono accedere a Privacy-Now®) e non sono considerati utenti abilitati (con licenza).

Le informazioni sugli utentisono organizzate in cinque sezioni:

• Tracking
• Dati Identificativi
• Dettagli
• Abilitazione sui Processi
• Gestione Password

La tabella seguente elenca i campi e una loro breve descrizione:

Sezione	Campo	Descrizione
Tracking	Numero Ticket	Dato identificativo unico dell' utente, creato automaticamente dal sistema.
Tracking	Progetto/Servizio	Dato identificativo dell'ambiente, che corrisponde al responsabile organizzativo dell'abbonamento Privacy-Now® ed è gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Tipo Ticket	Dato identificativo del tipo di elemento, gestito automaticamente dal sistema.
Dati Identificativi	Stato Op. Ticket	Stato dell' utente. Gli stati possibili sono "Inattivo" (quando viene creato) o Attivo.
Dettagli	Nome	Nome dell' utente.
Dettagli	Cognome	Cognome dell' utente
Dettagli	Username	Nome utente utilizzato per accedere a Privacy-Now®.
Dettagli	Email	Email dell' utente.
Dettagli	Admin	Questo campo può avere due valori, "Sì" o "No". Se impostato su "Sì", l' utente ha diritti amministrativi e può svolgere delle task speciali, come l'amministrazione degli utenti e dei gruppi ma può anche gestire le impostazioni.
Dettagli	Lingua	La lingua di interfaccia dell'applicazione impostata per l' utente. Le lingue supportate sono al momento "inglese", "francese" e "italiano". Lo "spagnolo" sarà disponibile in seguito.
Abilitazione sui Processi	Creatore Richiesta di Accesso	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare una nuova richiesta di accesso.
Abilitazione sui Processi	Creatore Azione	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove azioni.
Abilitazione sui Processi	Creatore Audit	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi audit.
Abilitazione sui Processi	Creatore Consenso	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi consensi.
Abilitazione sui Processi	Creatore Violazione dei Dati	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove violazione dei dati.
Abilitazione sui Processi	Creazione Valutazione dell'Impatto sulla Privacy	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove valutazioni di impatto sulla privacy.
Abilitazione sui Processi	Creatore Problemi e Non Conformità	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi problemi / non conformità.
Abilitazione sui Processi	Creatore Rischio	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi rischi.
Abilitazione sui Processi	Creatore Attività di Trattamento	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuove attività di trattamento.
Abilitazione sui Processi	Creatore Knowledge Item	Se impostato su "Sì", permette all' utente di creare nuovi knowledge item.
Gestione Password	Nuova Password, Password Precedente, Conferma Nuova Password	Questi campi lavorano insieme. Inserisci una nuova password in Nuova Password, inserisci la password precedente in Password Precedente, conferma la nuova password in Conferma Nuova Password e premi CAMBIO PASSWORD per modificare la password dell' utente.

Nota che quando l'ambiente viene creato, viene creato e attivato un utente con diritti amministrativi utilizzando le informazioni nell'iscrizione. Le credenziali di accesso di questo utente vengono inviate via email.

Per maggiori informazioni su come gestire i registri dell' utente, visita records management.

Gestione Gruppi

L'elemento del menù Gestione Utenti & Gruppi / Aggiungi Gruppo elenca i gruppi disponibili e permette di gestire i gruppi (creare, modificare, eliminare). Solo gli utenti con diritti amministrativi hanno il diritto hanno l'autorizzazione per gestire i gruppi.

Quando viene creato un ambiente Privacy-Now®, si genera un set di default di gruppi. Sono:

Gruppo	Descrizione
<organizzazione> - AUD	Per inserire gli utenti auditor.
<organizzazione> - DC	Per inserire gli utenti titolari del trattamento (data controller).
<organizzazione> - DP	Per inserire gli utenti responsabili del trattamento (data processor).
<organizzazione> - DPO	Per inserire gli utenti responsabili della protezione dei dati (data protection officer).

Nella tabella qui sopra, <organizzazione> è da sostituire con il nome dell'organizzazione utilizzata per l'abbonamento Privacy-Now®.

Nota che i gruppi sono solo raccolte di utenti e che i diritti effettivi vengono definiti nei registri dei processi (per es. richieste di accesso) assegnando un gruppo a uno dei profili disponibili (vedi guide ai processi).

I gruppi preconfigurati non possono essere eliminati ma possono essere rinominati e modificati in base ai membri appartenenti.

Se il processo sulla privacy definito a livello dell' 'Azienda richiede l'implementazione di altri ruoli, l' Administrator può definire tutti gli altri gruppi necessari per far coincidere i processi standard con quelli dell'azienda, utilizzando la funzione Aggiungi.

Aggiungi Gruppo

L'elemento del menù Gestione Utenti & Gruppi / Aggiungi Gruppo permette di creare un nuovo gruppo.

La tabella qui sotto riporta i campi appartenenti al gruppo e una loro breve descrizione:

Sezione	Campo	Descrizione
Generale	Nome	Il nome del gruppo.
Generale	Descrizione	Una descrizione del gruppo (per es. il suo scopo).
Generale	Predefinito	Non modificabile, gestito automaticamente da Privacy-Now®.
Generale	Stato	Non modificabile, gestito automaticamente da Privacy-Now®.
Membri	Codice	Il dato identificato utente del membro, non modificabile e gestito automaticamente da Privacy-Now®.
Membri	Nome completo	Cognome e nome del membro, non modificabile qui perché assegnato nella gestione degli utenti.
Membri	Login Utente	Dato identificativo del membro, non modificabile qui perché assegnato nella gestione degli utenti.
Membri	Group Manager	Usato per identificare e segnalare se il membro del gruppo è il manager del gruppo. In realtà, il manager avrà le stesse autorizzazioni dei membri.
Membri	Tipo	Campo non utilizzato.
Membri	Stato	Stato del membro, non modificabile qui perché assegnato nella gestione degli utenti.
Members	Tipo VIP	Campo non utilizzato.

Nel form Generale, usa SALVA o SALVA ED ESCI per aggiornare i gruppi. Usa ELIMINA per eliminare un gruppo.

Nel form Membri vedi la figura qui sotto per i comandi disponibili.

File:Groups management ENG v1.0.JPG

Controlli e comandi nella gestione dei gruppi.

Modifica gruppi

Usa l'elemento del menù Gestione Utenti & Gruppi / Gestione Gruppi per vedere la lista dei gruppi disponibili e clicca su uno per aggiornarlo. Modifica utilizzando le caratteristiche e i comandi descritti sopra in Aggiungi gruppo.